Företag använder oftast IRS-formulär W-9, Begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering, för att få information från leverantörer som de anställer som oberoende entreprenörer (även kallade frilansare). När ett företag betalar en oberoende entreprenör 600 dollar eller mer under ett skatteår, är det obligatoriskt att rapportera dessa betalningar till IRS på en informationsåtervändning som heter Form 1099-MISC. Företag använder namn, adress och Social Security eller skatteidentifikationsnummer från formulär W-9 för att slutföra formuläret 1099-MISC.

Företag som anlitar oberoende entreprenörer håller inte inkomstskatt eller betalar Medicare eller Social Security skatter till sina oberoende entreprenörer, som de gör för sina anställda. Entreprenörer ansvarar för dessa skyldigheter. IRS vill emellertid fortfarande veta hur mycket dessa entreprenörer betalas för att se till att entreprenörer betalar de skatter de är skyldiga, och det använder formulär 1099-MISC för att samla denna information. Företag skickar inte blankett W-9 till IRS.

Information behövs

Form W-9 frågar efter den oberoende entreprenörens namn; företagsnamn (om det är annorlunda) affärsverksamhet (eget företag, partnerskap, företag, bolag, förtroende / egendom, aktiebolag eller "andra") och företagets skatteidentifikationsnummer (eller socialförsäkringsnummer, för ensamföretag som inte använder ett separat skatte-ID nummer). Form W-9 ber också den person som fyller i det för att intyga att han eller hon är befriad från reservdräkt. De flesta skattebetalare är befriade, men om de inte är ska företaget som anställer den oberoende entreprenören behöva hålla inkomstskatt från denna entreprenörs lön till 28% och skicka den till IRS.

Eftersom formulär W-9 kräver uppgift om ett skatte-ID eller socialt säkerhetsnummer, fyller ut det och företaget som tar emot det färdiga formuläret måste skydda formuläret noggrant för att skydda mot identitetsstöld.

När du inte ska fylla i en W-9

En oberoende entreprenör som får en oväntad W-9 ska tveka innan du fyller i det och undersöker om den sökande har en legitim anledning att be om detta formulär. Finansinstitut använder ibland formulär W-9 för att begära information från en kund när de behöver rapportera utdelning eller ränta. Men var försiktig här: Finansinstitutet bör förmodligen redan ha ditt skattenummer från när du öppnade kontot.

En annan situation där du ska tveka innan du fyller i formulär W-9 är om företaget frågar dig att fylla i det är din arbetsgivare och du ska klassificeras som en anställd, inte en oberoende entreprenör. Skillnaden är väsentlig.

Anställd eller Oberoende Entreprenör?

Om du är anställd, kommer din arbetsgivare att hålla inkomstskatter, hålla ut och betala sociala avgifter och Medicare skatter och betala arbetslöshetsskatt på dina löner.Om du är en oberoende entreprenör, kommer det inte. Det betyder att du kommer att vara ansvarig för arbetsgivarens andel av sociala avgifter och Medicare skatter, och att du inte kommer att bli berättigad till arbetslöshetsersättning om du är avskedad.

En skrupelfri arbetsgivare kan försöka klassificera en anställd som en oberoende entreprenör för att spara pengar. Om du är oklassificerad som en oberoende entreprenör kommer din arbetsgivares "besparingar" att komma ur fickan. Om du är anställd ska du fylla i formulär W-4, inte formulär W-9. (Se Syftet med IRS W-4 Form för mer information.)

Det är inte alltid klart om en arbetstagare är en anställd eller en oberoende entreprenör, men i allmänhet desto mer kontrollerar Företaget har över vad arbetarna gör och hur de gör det, ju mer sannolikt är det att de är anställda. Om din Spidey-känsla börjar tippa när någon som anställt dig kallar dig en oberoende entreprenör, det är ett bra tecken du borde undersöka situationen ytterligare. Börja med IRS diskussionen om skillnaden mellan de två.

Bottom Line

Det är viktigt att fylla ut W-9 korrekt - men bara om du är säker på att det är rätt formulär att skicka in.

För mer information om skatteformulär, kolla in Vad används IRS Form W-2 för? och Vad är skillnaden mellan IRS Forms 1040EZ och 1040A?