Ett bokföringsinformationssystem (AIS) är en struktur som ett företag använder för att samla, lagra, hantera, bearbeta, hämta och rapportera sin finansiella data så att den kan användas av revisorer, konsulter, företag analytiker, chefer, finansdirektörer, revisorer och reglerings- och skatteorgan. Speciellt specialutbildade revisorer arbetar med AIS för att säkerställa den högsta nivån i ett företags finansiella transaktioner och registrering och att göra finansiella uppgifter lätt tillgängliga för dem som lagligen behöver tillgång till det, samtidigt som uppgifterna är intakta och säkra. Denna artikel beskriver de primära komponenterna i en AIS och några av dess verkliga applikationer.

- 9 ->

TUTORIAL: Bokslutsinformation

Komponenter i ett redovisningsinformationssystem
Redovisningsinformationssystem består i allmänhet av sex huvuddelar: personer, förfaranden och instruktioner, data, programvara, informationsteknik infrastruktur och interna kontroller. Låt oss titta på varje komponent i detalj.

Människor
Folket i en AIS är helt enkelt systemanvändarna. Professionella som kanske behöver använda en organisations AIS inkluderar revisorer, konsulter, affärsanalytiker, chefer, ekonomichefer och revisorer. (Läs mer i Vad gör en ekonomichef Gör? )

En AIS hjälper de olika avdelningarna inom ett företag att arbeta tillsammans. Förvaltningen kan till exempel fastställa försäljningsmål där personal kan beställa lämplig mängd inventarier. Förteckningsordern meddelar räkenskapsavdelningen om en ny betalning. När försäljningen görs kan säljare gå in i kundorder, redovisning kan fakturera kunder, lageret kan montera beställningen, fraktavdelningen kan skicka den av och redovisning avdelningen får ett nytt fordran. Kundserviceavdelningen kan sedan spåra kundsändningar och systemet kan skapa försäljningsrapporter för hanteringen. Chefer kan även se lagerkostnader, fraktkostnader, tillverkningskostnader och så vidare.

Med en väl utformad AIS kan alla inom en organisation som är auktoriserad ha tillgång till samma system och få samma information. En AIS förenklar också informationen till personer utanför organisationen när det behövs. Konsulter kan till exempel använda informationen i en AIS för att analysera effektiviteten av företagets prissättning genom att titta på kostnadsdata, försäljningsdata och intäkter. Revisorer kan också använda uppgifterna för att bedöma bolagets interna kontroller, ekonomiska villkor och överensstämmelse med Sarbanes-Oxley Act (SOX). (Läs mer om bokföringsbestämmelser, kolla in Finanshistoria: Rise of Modern Accounting .)

AIS bör utformas för att möta behoven hos de personer som ska använda den.Systemet ska också vara lätt att använda och ska förbättra, inte hindra, effektivitet.

Förfarande och instruktioner
Anvisningar och anvisningar för en AIS är de metoder som används för att samla, lagra, hämta och bearbeta data. Dessa metoder kommer att vara både manuella och automatiska, och data kan komma från både interna källor (t.ex. anställda) och externa källor (t ex kundernas online order). Procedurer och instruktioner kodas till AIS-programvara; De ska också "kodas" till anställda genom dokumentation och utbildning. Procedurer och instruktioner måste följas konsekvent för att vara effektiva.

För att lagra information måste en AIS ha en databasstruktur, såsom strukturerat fråge språk (SQL), ett datorspråk som vanligtvis används för databaser. AIS kommer också att behöva olika inmatningsskärmar för olika typer av systemanvändare och olika typer av datainmatning samt olika utdataformat för att möta olika användares behov och olika typer av information. (Finns ett jobb som en finansiell slutsats intressant för dig? Läs mer i Upptäck en karriär i rättsmedicinsk redovisning .)

Data
Uppgifterna i en AIS är all finansiell information som är relevant för organisationens affärspraxis. Alla affärsdata som påverkar företagets finanser ska gå in i en AIS. De uppgifter som ingår i en AIS beror på verksamhetens art, men det kan bestå av följande:

• Försäljningsorder
• Kundrapportering
• Försäljningsanalysrapporter
• Köprekvisitioner
• Leverantörsfakturor
• registret
• skatteinformation
• Dessa uppgifter kan sedan användas för att förbereda bokslutsrapporter och rapporter som åldersfordringar, avskrivningsplaner, försöksbalans, vinst och förlust, och så vidare. Att ha all denna information på ett ställe - i AIS - underlättar företagets rekordhantering, rapportering, analys, revision och beslutsfattande aktiviteter. För att data ska vara användbara måste det vara fullständigt, korrekt och relevant.
• Å andra sidan kan exempel på data som inte går in i en AIS omfatta memorandum, korrespondens, presentationer och manualer. Dessa dokument kan ha ett tangentiellt förhållande till företagets finanser, men förutom de vanliga fotnoterna, är de inte en del av företagets finansiella registrering.
• Programvara
• Programvarukomponenten i en AIS är de datorprogram som används för att lagra, hämta, bearbeta och analysera företagets finansiella data. Innan det fanns datorer var AISs manuella pappersbaserade system, men idag använder de flesta företag datorprogram som AIS-basen. Småföretag kan använda Intuit's Quickbooks, Sage Peachtree Accounting eller Microsofts Small Business Accounting men det finns många andra. Små till medelstora företag kan använda SAPs Business One. Mellomstora och stora företag kan använda Microsofts Dynamics GP, Sage-koncernens MAS 90 eller MAS 200, Oracle's Peoplesoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, tillförlitlighet och säkerhet är viktiga komponenter i effektiv AIS-programvara. Cheferna bygger på informationen som den producerar för att fatta beslut för företaget, och de behöver högkvalitativ information för att kunna fatta ljudbeslut.

AIS-program kan anpassas för att möta de olika behoven hos olika typer av företag. Om ett befintligt program inte uppfyller företagets behov kan mjukvaran också utvecklas internt med betydande inmatning från slutanvändare eller kan utvecklas av ett tredjepartsföretag specifikt för organisationen. Systemet kan till och med outsourcas till ett specialiserat företag.

För offentligt handlade företag, oavsett vilket program och anpassningsalternativ verksamheten väljer, kommer Sarbanes-Oxley-reglerna att diktisera AIS-strukturen i viss utsträckning. Det beror på att SOX-reglerna inrättar interna kontroller och revisionsförfaranden som offentliga företag måste följa.
Informationsteknologisk infrastruktur

Informationsteknologisk infrastruktur är bara ett fint namn för den hårdvara som används för att driva bokföringsinformationssystemet. De flesta av dessa hårdvaruprodukter är saker som ett företag skulle behöva ha - hur som helst, de inkluderar persondatorer, servrar, skrivare, överspänningsskydd, routrar, lagringsmedia och eventuellt en reservkraft. Förutom kostnader, faktorer som ska beaktas vid val av hårdvara inkluderar hastighet, lagringskapacitet och om det kan utökas och uppgraderas. (Tänk på att bli en revisor? Läs,

Shopping för en redovisningssifiering

.)

Kanske viktigast är att hårdvaran som är vald för en AIS måste vara kompatibel med den avsedda programvaran. Idealt sett skulle det inte vara bara kompatibelt, men optimalt, ett klumpigt system kommer att vara mycket mindre användbart än en snabb. Envägsföretag kan enkelt uppfylla kraven på hårdvara och programkompatibilitet genom att köpa ett nyckelfärdigt system som innehåller både hårdvaran och den programvara som verksamheten behöver. Inköp av ett nyckelfärdigt system innebär teoretiskt att verksamheten kommer att få en optimal kombination av maskinvara och programvara för AIS.
En bra AIS bör också innehålla en plan för underhåll, service, ersättning och uppgradering av komponenter i maskinvarusystemet, samt en plan för bortskaffande av trasig och föråldrad hårdvara så att känsliga data förstörs fullständigt. Interna kontroller Den interna kontrollen för en AIS är de säkerhetsåtgärder som den innehåller för att skydda känslig data. Dessa kan vara lika enkla som lösenord eller så komplexa som biometrisk identifiering. En AIS måste ha interna kontroller för att skydda mot otillåten datoråtkomst och för att begränsa åtkomst till behöriga användare som inkluderar vissa användare inom företaget. Det måste också hindra obehörig filåtkomst av personer som får komma åt endast valda delar av systemet. (För mer om personlig säkerhet, kolla in

Skydda dina finansiella dokument från katastrof

.)

En AIS innehåller konfidentiell information som tillhör inte bara företaget men också dess anställda och kunder.Dessa uppgifter kan innehålla uppgifter om socialförsäkring, löneinformation, kreditkortsnummer osv. Alla data i en AIS ska krypteras, och åtkomst till systemet ska loggas och övervakas. Systemaktivitet bör också spåras.
En AIS behöver också interna kontroller som skyddar den från datavirus, hackare och andra interna och externa hot mot nätverkssäkerhet. Dessutom måste det skyddas mot naturkatastrofer och strömavbrott som kan orsaka dataförlust. (Läs mer om hur du kan få ett jobb i det här fältet, läs En guide till karriärer i redovisningsinformationssystem .)

AIS i verkliga livet

Vi har sett hur en väl utformad AIS tillåter ett företag som löper smidigt på ett dagligt sätt eller hindrar dess drift om systemet är dåligt utformat. En tredje användning för en AIS är att när ett företag har problem, kan uppgifterna i AIS användas för att avslöja historien om vad som gick fel. Fallen av WorldCom och Lehman Brothers ger två exempel. Under år 2002 använde WorldComs interna revisorer Eugene Morse och Cynthia Cooper företagets AIS för att avslöja 4 miljarder dollar i bedrägliga utgifter och andra redovisningsuppgifter. Deras utredning ledde till uppsägning av CFO Scott Sullivan samt ny lagstiftning. (avsnitt 404 i Sarbanes-Oxley Act som reglerar företagens interna finansiella kontroller och förfaranden.) Finns ett jobb som en finansiell slutsats intressant för dig? Läs mer i Upptäck en karriär i rättsmedicinsk redovisning

.)
När man undersökte orsakerna till Lehmans kollaps var en granskning av AIS och andra datasystem en viktig komponent, tillsammans med dokumentinsamling och granskning och vittneintervjuer. Sökandet efter orsakerna till företagets misslyckande "krävde en omfattande utredning och granskning av Lehmans operativa, handels-, värderings-, finansiella, bokförings- och andra datasystem, "enligt den 2, 200-sidiga nio-volymutredarens rapport.

Lehmans system ger ett exempel på hur en AIS ska inte vara strukturerad. Undersökaren Anton R. Valukas rapport säger: "Vid tidpunkten för konkursansökan upprätthöll Lehman ett lapptäcke med över 2 600 programvarusystem och applikationer … Många av Lehmans system var bana, föråldrade eller icke-standardiserade. "

Th e-examinator bestämde sig för att fokusera sina ansträngningar på de 96 system som verkade mest relevanta, och undersökningen krävde utbildning, studier och försök och fel bara för att lära sig hur man använder systemen. (Se även

Fallstudie: Sammanfattningen av Lehman Brothers och En intern titt på interna revisorer

.) Valukas rapport noterade också att "Lehmans system var mycket ömsesidigt beroende, men deras relationer var svåra att dechiffrera och inte väl dokumenterade. Det tog extra stor ansträngning att avlägsna dessa system för att erhålla den information som krävs. "

Slutsats De sex komponenterna i en AIS arbetar tillsammans för att hjälpa nyckelpersoner att samla in, lagra, hantera, bearbeta, hämta och rapportera sina ekonomiska data. Att ha ett välutvecklat och underhållet redovisningssystem som är effektivt och korrekt är en oumbärlig del av ett framgångsrikt företag.