Det är viktigt att ha tillförlitlig och korrekt information när du fattar ett beslut. Stora ledare ser till sin personal för aktuell insikt. På samma sätt fattar en kund beslut baserat på informationen från sin investeringschef. Eftersom denna information är avgörande för beslutsprocessen måste kunderna ha tillförlitliga och korrekta uppgifter, som är aktuella och relevanta. Om en kund får information som är oriktig eller inte i rätt tid kan hans slutsatser vara felaktiga, olämpliga och till och med skadliga. Att ha rätt information är avgörande, varför chefer bör prioritera kundkommunikation. (Se mer, här: Asset Manager Ethics: Clients and Loyalties.)

Tillfälligt och noggrant

En kommunikationsplan bör beskriva kommunikationsfrekvensen samt formatet och parterna som ansvarar för planen. "Att utveckla och upprätthålla tydliga, frekventa och grundliga kommunikationsmetoder är avgörande för att tillhandahålla högkvalitativa finansiella tjänster till kunder," föreslår CFA Institute. Huvudansvaret för chefen är att agera på kundens vägnar. När kunderna får tydlig kommunikation, genom en väl utformad och genomförd plan, kan de göra välinformerade beslut. Kommunikationen kan variera mellan företag, men en standardkommunikationsplan bör innehålla följande komponenter:

1. För det första behöver en kund förstå förvaltarens strategi att investera. Chefen bör kommunicera investeringsprocessen - vad bidrar till investeringsbeslutet och vilka komponenter eller ingångar som är integrerade i analysen. Dessutom ska chefen informera klienten om gränserna för analysen och utbilda dem på källorna till information som de använder för att komma fram till sina investerings slutsatser. Viktigt är att de också måste avslöja när förändringar görs i investeringsprocessen och riskfaktorer som kan följa förändringar i processen. Till exempel är förståelse för investeringens egenskaper viktigt vid fastställandet av investeringens lämplighet för kunden och hur det passar in i den totala kundportföljen.
2. Potentiella risker, särskilt när de avser förväntad avkastning, bör ingå i kommunikationsplanen. Dessa kan omfatta kreditrisk, finansiell risk (specifikt användningen av hävstångseffekt eller finansiella derivat) och den totala marknadsrisken. Chefen bör diskutera potentiell påverkan av eventuella risker på investeringsprojektet. Dessutom är alla förändringar i riskegenskaperna i portföljstrategin viktiga att avslöja.
3. Klienten ska informeras om användningen av en extern chef för att hantera en del av kundens tillgångar.Effekterna på diversifiering av portföljerna, tillgångarnas nivå och avkastningen ska diskuteras med kunderna så att de kan förstå portföljblandningen och hur externa chefer påverkar och påverkar den totala portföljen.

Olika former eller kommunikationsmetoder ska användas i planen. Skriftliga rapporter är ett traditionellt kommunikationssätt, men information bör kommuniceras med en mängd olika medier. Personliga möten, telefonsamtal och e-postblastningar är andra former som bör åtföljas av skriftliga rapporter.

För att säkerställa att kommunikationsplanen är fullständig och korrekt måste information lämnas i god tid. Noggrann information är inte bra om den är föråldrad. En kommunikationsplan bör beskriva när regelbunden kommunikation bör förväntas. Exempelvis är månatliga, kvartalsvisa eller årliga skriftliga och muntliga rapporter typiska regelbundna kommunikationer. Ad hoc-rapporter, som att kommunicera en förändring i processen eller en ovanlig marknadsmiljö, bör också ingå i planen.

Bottom Line

Klient-manager-förhållandet stärks av en kommunikationsplan som innehåller relevant, korrekt och aktuell information. Klienten kan bara fatta välgrundade beslut om portföljen för att tillgodose deras investeringsbehov och mål om informationen de erhåller är korrekt och aktuellt. Noggrann information innehåller diskussioner om hur investeringsprocessen ska utföras, hur chefen fattar beslut, förändringar i processen och riskerna. Denna information är dock endast användbar om den tillhandahålls omedelbart. Föråldrad eller spekulativ information hjälper inte kunden att fatta beslut och kan vara skadligt. Kommunikationsplanen behöver också inkludera de olika sätten eller leveransen för kommunikation, som bör omfatta ett brett spektrum av medier, såsom skriftliga rapporter, personliga möten och andra ad hoc-sorter. Om välformulerad kommer kommunikationsplanen att fungera som en viktig bro mellan kunden och chefen. (Läs mer här om ämnet här: Asset Manager Ethics: Acting Professionally and Ethically. )