När du anlitar en hushållspersonal till vilken du betalar löner på $ 1 900 eller mer på ett år, anger du en labyrint av regeringens former och skatteregler som du måste följa för att undvika att komma i trubbel med Internal Revenue Service (IRS) - och eventuellt amerikanska invandrare och tullmyndighet, om du anställer någon som inte kan lagligt arbeta i USA

Lyckligtvis betalas löner till din make och alla barn under 21 år är uteslutna. Således betalas pengar till en anställd under 18 år, förutsatt att hushållets sysselsättning inte är den personens huvudsakliga sysselsättning. Det skulle utesluta, säg, en 17-årig elev som sätter i timmar som barnvakt.

Vissa försöker att upphäva dessa lagar och bestämmelser genom att hävda att hushållsarbetare är en oberoende entreprenör snarare än en anställd, men det finns några styva test som måste godkännas för att kravet ska kunna kvalificeras. Ett viktigt IRS-test som vanligtvis slutar i beslutet att en hushållsarbetare är en anställd: "Om du har rätt att kontrollera eller styra inte bara vad som ska göras utan också hur det ska göras , då är dina arbetstagare troligen anställda. ”

Om du klassificerar arbetstagare som oberoende entreprenörer för att undvika att betala skatt kan resultatet bli en stor skatteavgift och till och med påföljder för att inte betala löneskatt och misslyckas med att fylla i rätt formulär. Faktum är att det enda sättet att undvika erforderliga pappersarbete och skatträkningar är att anställa anställda genom en byrå som gör allt detta för dig. Används inte en byrå? Följ stegen här.

Blanketter att fylla i och fil innan du hyr

Innan du egentligen anlitar någon behöver du fylla i formuläret I-9, Verifieringsbekräftelse, som innehåller avsnitt för dig och din potentiella medarbetare. När du har fyllt i formuläret ska du hålla den i en fil med annan hyresdokumentation om det finns någon fråga om din anställdas lagliga rätt att arbeta i USA. (Det här formuläret behöver inte arkiveras hos regeringen. )

Därefter måste du kontakta din statliga arbetsförmedling för att se om det finns några formulär som behöver arkiveras när du anländer någon. Du måste också ta reda på vad, om någon, statliga skatter måste betalas. Ett bra ställe att starta din forskning om statliga regler och föreskrifter är löneavgifter. com.

Se till att eventuella anställda har sitt personnummer. Om inte, måste de skaffa en från Social Security Administration (SSA) innan de börjar arbeta för dig. Om de säger att deras socialförsäkringskort är vilse, måste du be dem att ansöka om en ersättare från SSA. Du vill inte riskera att komma i trubbel för att anställa en arbetare som inte är berättigad till anställning i U.S.

Du bör också ansöka om ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) från IRS. Det finns ingen kostnad för denna tjänst, som finns tillgänglig online, per fax eller per post.

Skatter du måste häva

När du betalar din anställd måste du hålla anställdes bidrag till sociala avgifter och Medicare skatter från hans eller hennes lönecheck (om du inte bestämmer dig för att betala både arbetstagarens och arbetsgivarens bidrag till dessa skatter , i så fall skulle du inte hävda någonting från lönecheck). Regeringen kräver 15. 3% av kontantlönen - 2. 9% för Medicare och 12. 4% för social trygghet. En hälften av det är medarbetarens andel, den andra hälften är arbetsgivarens andel. Så, om du håller bort dessa skatter från din anställdas lönecheck, måste du dra av 1. 45% för Medicare och 6,2% för socialförsäkring.

Du är inte skyldig att behålla federal inkomstskatt från en hushållsarbetares löner såvida han eller hon inte ber dig göra det. Men du måste kolla med ditt statliga anställningskontor för att ta reda på om statliga inkomstskatter måste hållas kvar.

En annan skatt som du kan behöva betala är den federala arbetslöshetskatten (FUTA). Du blir ansvarig för denna skatt om du betalar mer än $ 1 000 per kvartal till hushållsarbetare. FUTA är 6% av din anställdas FUTA-lön upp till den första $ 7 000 som uppnåtts. Du kan eventuellt minska de federala skatterna om ditt tillstånd kräver att du betalar statslöshetsskatt. Faktum är att du kan få en kredit upp till 5, 4% beroende på statens arbetslöshet regler.

Skivor du måste behålla

När du betalar din anställd måste du hålla detaljerade register. Du borde ha ett skriftligt bevis på:

• Varje anställds kontant- och noncash lön.

• De skatter du samtycker till att betala på din medarbetares räkning, till exempel arbetstagarens andel av socialförsäkringsskatten eller Medicare-skatten.

• Eventuella skatter som du kvarhåller för arbetstagaren.

• Skatter du betalar som arbetsgivare, till exempel arbetslöshetsskatter.

• En rekord av varje anställds socialförsäkringsnummer.

Formar du fil i slutet av skatteåret

Så länge du har behållit korrekta uppgifter, borde det vara ganska enkelt att filera skattesluten i slutet av året. Senast den 31 januari nästa år (eller den första arbetsdagen efter den 31 januari) måste du ge dina anställda en slutförd W-2, Löne- och Skatteuttalande, som visar dem hur mycket de har tjänat under föregående år och hur mycket har hållits för skattemässiga ändamål I slutet av februari måste du skicka en kopia av denna W-2 till Socialförsäkringsverket. Generellt är det en bra idé att skicka in det samtidigt som du ger det till din anställd för att undvika att glömma att skicka den senare.

När du lämnar in dina personliga inkomstskatter för året måste du inkludera Schema H, Hushållskatt för att rapportera hushållskatterna för vilka du är skyldig. Om de anställda-relaterade skatterna kommer att öka avsevärt till de skatter du är skyldig, bör du inkludera betalningar mot dessa skatter i kvartalsvisa skattemässiga skattebetalningar.

Beräknade skattebetalningar beror på den 15: e månaden i april, juni och september under skatteåret och den 15 januari nästa år.Om förfallodagen faller på en arbetsdag, beräknas de beräknade skatterna på nästa arbetsdag. Om du misslyckas med att betala uppskattade skatter kan du sluta betala ränta och påföljder beroende på hur mycket du fortfarande är skyldig i skatter. Generellt måste du betala minst 90% av de skatter du är skyldiga till den 15 januari nästa år. Du kan inte vänta tills du lämnar in dina skatter senast den 15 april för att göra betalningar upp till 90%, men du kan undvika påföljder och räntor om du betalar den sista 10% senast den 15 april.

Bottom Line

När du anställer hushållsarbetare, det finns en hel del statliga pappersarbete för att fylla i och otaliga regler att följa. Gör en checklista över alla steg och datum för skatteansökningar och behåll organiserade poster. Var säker på att du vet vad som förväntas av dig så att du kan undvika problem med IRS eller andra statliga enheter.

Se

Paraplyförsäkring & Hushålls Hjälp och Hur Paraplyförsäkringar fungerar för att få veta mer om försäkringsskydd som du kan behöva när du anställer hushållsarbetare.