Enterprise Resource Planning (ERP) är en processorienterad metod som integrerar system som används över olika avdelningar i ett företag, vilket möjliggör ett enkelt och enhetligt informationsflöde under definierade kontroller, med hjälp av programvara och definierade bästa praxis.

I den här artikeln beskrivs de verktyg som används i ERP och deras egenskaper för de olika funktionerna som de tillgodoser. För att bättre förstå verktygen, låt oss börja med de funktionella kraven.

Vad behövs från ett ERP-system?

Alla ERP-system behöver i princip uppfylla följande funktionskrav.

• Det måste vara ett enhetligt system med lättanvända applikationer och gränssnitt som fungerar smidigt över flera avdelningar med nödvändig kontrollerad åtkomst.
• En gemensam databas (eller flera men delade databaser) som är tillgänglig via olika applikationer > Sök och rapportera verktyg för att generera rapporter baserade på olika parametrar (som "alla oförlämnade beställningar från igår i kategorin" leksaker ")
• Skalbarhet, anpassning och enkel integration av ad hoc-moduler, efter behov
• - 9 ->

Verktygen som uppfyller ERP-kraven

: För att möta behoven hos ovan nämnda funktionskrav är följande verktyg och applikationer obligatoriskt integrerade i ERP-systemet.

-

Databashantering / Data Warehouse / Information Management Tools : Datalagring och informationshantering med etablerat arbetsflöde över olika avdelningar och funktioner är ryggraden i något ERP-system. Flera lösningar och verktyg finns tillgängliga för datalagring, som inkluderar relationsdatabaser från företag som Oracle, Sybase, DB2 och open source-gratiserbjudanden som Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Andra informationshanteringsverktyg kan innehålla Content Management Systems (CMS) och förvaringsansökningar.

Beroende på bransch och nödvändiga funktioner måste en lämplig väljas. En tillverkare kan hitta en transaktionsdatabas som Oracle eller MySQL för att vara mer relevant eftersom transaktionsbaserade data flyttas genom olika statuser (från tillverkning till lager till orderupptagning till försäljning till leveransstatus). Å andra sidan kan ett onlineinnehållsföretag hitta ett CMS-förvarssystem med versionskontroll som passar bättre för deras behov.

Databasen eller förvaret kan vara antingen en centraliserad eller flera med automatiskt dataflöde från en databas till den andra. Det definierade arbetsflödet säkerställer sömlös datahantering. Databaser kan vara värd lokalt eller på distans eller till och med i molnet.

·

Applikationer och gränssnitt med lämplig behörighetskontroll : Datalagring och hantering kräver endast läsning eller redigering av åtkomst för att bearbeta data.När varor har tillverkats måste de markeras som färdig inventering. Lagerförvaltningsavdelningen uppdaterar sedan den som färdig för försäljning. Efter ett köp, bör objektet uppdateras till såld status och så vidare. För att uppnå detta, är lättanvända applikationer och gränssnitt en integrerad del av något ERP-system som också har definierade kontroller och behörigheter. För e. g. , när en vara är märkt som såld, bör endast logistikavdelningsoperatörer kunna uppdatera det vidare, medan de från tillverknings- eller lageravdelningen endast ska få tillgång till en visning.

På samma sätt, för ett innehållsskrivande ERP-verktyg, när en författare skickar innehållet till redaktören för granskning, bör endast redigeraren kunna ändra det för att undvika dubbelarbete och innehållskonflikter.

För att aktivera sådana behörighetsbaserade kontroller, applikationer och gränssnitt som ska byggas in, eventuella ERP-lösningar som kan vara webbläsarbaserade, stationära installationer eller tablet- / mobilappar. En tillverkningsgrupp på stationär plats föredrar ett skrivbordsbaserat gränssnitt, medan ett säljteam som ständigt på resande fot kommer att dra nytta av ett webbläsarbaserat gränssnitt eller mobilapp.

·

Arbetsflödeshanteringsverktyg : Ett ERP-system består av flera moduler och datalager där datauppdateringar och åtgärder följer en logiskt definierad sekvens baserad på företagets behov. Detta utgör arbetsflödet. Arbetsflöde kan betraktas som sinnet som styr olika kroppsfunktioner (flöde av blod, luft, mat och andra förnödenheter, kroppsdelar rörelse etc.). Ett tydligt definierat arbetsflöde med lämplig åtkomst på olika nivåer är den nödvändiga delen av varje ERP-lösning.

Vanligtvis använda verktyg som implementeras inom ERP-ramarna är Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

·

Rapporteringsverktyg / Dashboard : Förvaltningsnivå, avdelningsnivå , lagnivå eller individuell nivårapportgenerering är ett annat viktigt krav för ett ERP-system. Den är vanligtvis tillgänglig i antingen instrumentpanelformat (med en realtidsdatavisning - visar sådan information som beställningar mottagna men ännu inte levererade, misslyckade betalningar under den senaste veckan etc.) eller anpassningsbara rapporter genererade i vanliga ord- eller data- redigering av program som kalkylblad.

De flesta rapporteringsverktygen och instrumentbrädorna fungerar i realtid (eller med minimal tidsfördröjning). Liksom de applikationer som används av avdelningar för datuppdateringar är dessa rapporteringsverktyg / dashboardvyer tillgängliga som webbläsarbaserade eller stationära installationer. De innehåller också rapporteringsfunktioner som slutar rapportera och skickar e-post till rapporter med diagram / tabeller som Microsoft Excel eller Word-bilagor.

·

Kommunikationsverktyg : Kommunikation är obligatorisk inom vilket system som helst som arbetar över flera avdelningar. ERP-system underlättar detta genom att erbjuda verktyg för handlingsbaserad automatiserad postgenerering, snabbmeddelanden, chatt eller allmänna sändningsfunktioner på enskilda och gruppnivåer. Säg en gång att en order är märkt som "redo att sända", en automatiserad mailare ska utlösas till logistikavdelningen för att initiera sändningsprocessen. Eller om ett pizzabutik har utvecklat ett problem, kan ett allmänt sändningsmeddelande skickas till alla andra avdelningar för att sluta ta ytterligare order.

Ytterligare snabbmeddelanden (som de från Lync, Chatter eller Yammer) är inbyggda för att möjliggöra enkel och snabb kommunikation.

Förutom de ovanstående verktygen som är en integrerad del av något ERP-system finns ytterligare sådana som kan integreras enligt behov:

·

Analytiska verktyg : A Många analytiska verktyg kan integreras inom ERP-systemet för affärsintelligens, prognosanalys, datautvinning och relaterad analys. Dessa analysverktyg används för att få värdefulla insikter för att skapa strategiska affärsbeslut baserat på tillgänglig data (som spårning av konsumentbeteende kring semester shopping, jämförande resultat för produkter i rödfärgad hyllning med mer försäljning än de i blåfärgad hyllning etc.) > Resursallokerings- och uppgiftsschemaläggningsverktyg

:

ERP-system kan också integrera verktyg för att fördela resurser över avdelningar och uppgifter (för arbetsintensiva industrier). Dessa verktyg arbetar med den enkla principen om definierad tid som tas av en uppgift / ett projekt mot resursens tillgänglighetsschema. Vid uppdragsuppdraget tilldelas resursen automatiskt en ny uppgift som matchar sina färdigheter, eller läggs i en pool för nästa uppdrag. Verktyg har funktionalitet för manuell ingrepp på övervakningsnivå om en uppgift är försenad. Fördelarna inkluderar tydlig synlighet om nuvarande och framtida arbetsbelastning, optimalt resursutnyttjande, utforskning av möjligheter till automatisering, etc. · Annan lägg till på funktioner

: ERP-system kan integrera moduler för Human Resource Management, Project Management, Time Spårningssystem, Dokumenthantering mm, enligt affärsbehoven. Det finns ett stort antal verktyg som är tillgängliga specifika för varje bransch och funktionstyp, och ERP-leverantörer ger deras hjälp till intresserade kunder för att välja den bästa passformen. Internet är alltid tillgängligt för självhjälp på att få obligatorisk information.

Bottom Line : ERP är en komplex ram för implementering och brukar behöva en dedikerad leverantör för implementering. Två stora flaskhalsar identifierade med ERP-implementeringar är höga kostnader och misslyckandet med att följa bästa praxis. Medan kostnaderna i viss utsträckning kan mildras genom noggrann värdering av olika leverantörer och bedömning av gratis open source-verktyg, kan den andra utmaningen att misslyckas på grund av bristande efterlevnad av bästa praxis mildras genom fokuserad utbildning till anställda. Korrekt bedömning i inledande skeden, partnerskap med säljare med rätt expertis och tydlig på krav från början kommer att bidra till ett effektivt och framgångsrikt genomförande av ERP-verktyg.