Att anställa en anställd för ditt företag öppnar översvämningarna för statliga föreskrifter. Dessa föreskrifter härrör från lagar på federala, statliga och ofta lokala nivåer. Här är några av de regler som småföretag arbetsgivare behöver bekanta sig med.

Generellt talar …

De två viktiga avdelningarna och byråerna du ska hantera för regelverk är arbets- och inkomstavdelningarna. På den federala nivån kommer du att hantera arbetsministeriet och några av dess byråer, däribland Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), Arbetssäkerhets- och hälsovårdsverket (OSHA) och National Labor Relations Board (NLRB). Du måste också arbeta med IRS, som är en byrå inom Treasury Department. På statsnivå hittar du en arbetsavdelning och en finans-, intäkts- eller skatteavdelning.

När reglerna på federal och statlig nivå är olika måste du följa strängare. Den federala minimilönen är till exempel $ 7. 25 per timme. Men 29 stater plus District of Columbia har högre minimilön, så du måste hålla dig till den högre kursen om du arbetar i någon av dessa jurisdiktioner. Och det finns även vissa kommuner med priser som överstiger statens skattesats. Till exempel har Berkeley, Chicago, San Francisco, Santa Fe och Seattle alla minimilöner som är högre än priserna för deras stater. Från och med december 2015 infaller New York City en minimilöneökning specifikt för snabbmatsarbetare. (För mer om minimilöner, se Kan en familj överleva i USAs minimilön? )

Arbetslagar

Det finns många olika arbetslagar, som alla har regler som påverkar arbetsgivarna. Det är viktigt att erkänna att vissa av dessa regler gäller för alla arbetsgivare, oberoende av antalet anställda. Andra regler påverkar endast arbetsgivare om de har mer än ett visst antal arbetstagare. Här följer en översyn av några viktiga federala lagar som du kan vara föremål för:

• Åldersdiskriminering i arbetsloven (ADEA) hindrar arbetsgivare från att diskriminera arbetstagare som är 40 år eller äldre när det gäller anställning, befordran, lön etc. >

  Americans with Disabilities Act (ADA) hindrar dig från att diskriminera en person på grund av funktionshinder. Det gör också att du ger rimligt boende för en funktionshindrad medarbetare. ADA gäller ett företag som anställer 15 eller fler arbetstagare under 20 eller flera arbetsveckor under året (deltidstagare beaktas).

• Titel VII i Civil Rights Act av 1964 (som har ändrats flera gånger) förbjuder nu diskriminering på arbetsplatsen på grund av

• ras, färg, religion, kön och nationellt ursprung. Lika betalningsloven kräver att arbetsgivarna betalar lika mycket för män och kvinnor för att göra samma arbete.

• Fair Labor Standards Act (FLSA) reglerar minimilöner och övertidsregler. FLSA gäller för alla arbetsgivare. Reglerna reglerar vilka anställda som omfattas av eller undantas från övertidsregler.

• FMLA kräver att företag med 50 eller fler anställda lämnar obetald ledighet för allvarlig sjukdom i familjen och för barnets födelse eller adoption. Vissa stater behöver nu betald ledighetstid.

• Arbetslöshet lagar och arbetstagares ersättning. Dessa lagar på statsnivå kräver att arbetsgivare tillhandahåller täckning för arbetstagare (även om ägarna kan välja bort sin egen täckning).

• Uniformed Services Employment and Reemployment Act (USERRA) kräver att alla arbetsgivare återupptar de som lämnade företaget för militärtjänst efter att de återvänt från tjänsten. Inte bara måste de rekryteras, men de måste också ges tillbaka förmåner, såsom kampanjer och pensionsplanbidrag som de skulle ha fått men för deras service. Det finns särskilda krav när det gäller funktionshindrade veteraner.

• Arbetssäkerhetsregler enligt arbetsmiljölagen. Du måste tillhandahålla en säker arbetsplats och rapportera olyckor och dödsfall. Medan varje verksamhet ska vara säkert beror rapporteringskraven på antalet anställda i verksamheten.

• Detta är bara toppen av isberget. Till exempel finns det regler för federala entreprenörer, allmänna regler för att erbjuda boende till ammande mödrar och mer. Var beredd att se över alla federala, statliga och lokala bestämmelser som kan gälla för ditt företag.

Skattelagen

Som arbetsgivare måste du:

Bestäm om arbetstagare faktiskt är anställda eller kan behandlas som oberoende entreprenörer (vilket försvagar arbetsgivarens ansvar).

• Hämta ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN)

• Håll in inkomstskatt och arbetstagarnas andel av sociala avgifter och Medicare-skatter (FICA) (Mer information om detta finns i

• Skattepliktiga skatter: Löneskatter) > Inskränkning av anställdas ersättning tillsammans med arbetsgivarens andel av FICA Issue W-2 bildar varje år arbetstagare

• Rapportera årligen om hälsodäckning (med undantag för undantag)

• Filens arbetsgivaravkastning; vissa är årliga medan andra är kvartalsvis

• Du kan vara skyldig att ge hälsodeklaration till anställda enligt arbetsgivarmandatet i ACA. Detta innebär att reglerna för IRS, DOL och Health and Human Services (HHS) följs. Företag med 20 eller fler anställda som har hälsotäckning måste också erbjuda COBRA fortsättningsskydd till arbetare som lämnar jobbet (COBRA står för Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act). Detta gör det möjligt för arbetstagare att betala för gruppens täckning i upp till 18 månader. Fyrtio stater och District of Columbia har "mini COBRA"; I Vermont gäller exempelvis företag med så få som två anställda, men bara i sex månader.

• För närvarande är arbetsgivare inte skyldiga att tillhandahålla andra förmåner, såsom pensionsplaner.Men om de gör det finns en rad regler om täckning och rapportering enligt lagen om arbetstagares pensionsinkomstskydd (ERISA). Regler för denna lag utfärdas av både IRS och DOL.

Bottom Line

För att lära dig mer om ditt arbetsgivaransvar, gå till DOLs

FirstStep

Employment Law Advisor, ett onlineverktyg för småföretag som börjar hyra. Det täcker grundläggande federala arbetsrättslag, journaler och obligatoriska medarbetarkommentarer, plus ger dig tillgång till federala affischer som du måste visa på arbetsplatsen. Ditt tillstånd kan också ge dig en guide om ditt arbetsgivaransvar. En IRS-målsida ger dig en start på arbetsgivarens ansvar, inklusive att få ett arbetsgivaridentifikationsnummer och förstå anställningsskatt. När du har frågor om bestämmelser om anställning av en anställd för ditt företag, kontakta en advokat för arbetsrätt. Arbetsgivare för småföretag kan också vara intresserade av att läsa Syftet med 1099 formulär, syftet med formuläret W-9

och Syftet med formuläret 941.