Periodiska och eviga inventeringssystem är två kontrasterande redovisningsmetoder som företag använder för att spåra kvantiteten av produkter som de har tillgång till.

Vad är periodisk inventering?

Det periodiska systemet använder en enstaka fysisk räkning för att mäta lagernivån och kostnaden för sålda varor (COGS). Varuhusköp registreras på inköpskontot. Lagerkontot och kostnaden för det sålda kontot är uppdaterat vid slutet av en viss period - det kan vara en gång i månaden, en gång i kvartalet eller en gång om året. Kostnaden för sålda varor är en viktig redovisningsmetod som, när den subtraheras från intäkter, visar ett företags bruttomarginal.

Kostnaden för varor som säljs under det periodiska inventeringssystemet beräknas enligt följande:

Börsbalans för inventarier + Kostnad för lagerinköp - Kostnad för slutförande av inventarier = Kostnad för varor sålda

Eftersom företag bär ofta produkter i tusentals. Att utföra en fysisk räkning kan vara svår och tidskrävande. Tänk dig att äga en kontorsmaterielbutik och försöka räkna och spela in varje bollpenn på lager. Nu multiplicera det för en kontorsleveranskedja. Av dessa skäl utför många företag endast en fysisk räkning en gång i kvartalet eller till och med en gång per år. För företag som omfattas av ett periodiskt system innebär det att lagerförteckning och kostnad för sålda varor inte nödvändigtvis är väldigt färskt eller exakt.

Vad är perpetual Inventory?

Däremot följer det eviga systemet kontinuerligt inventarier, med uppdateringar som görs automatiskt när en produkt mottas eller säljs. Inköp och avkastning registreras omedelbart på lagerkontot. Så länge det inte finns någon stöld eller skada, ska kontokortsbalansen vara korrekt. Kostnaden för det sålda kontot är också uppdaterat kontinuerligt när varje försäljning görs. Ständiga inventeringssystem använder digital teknik för att spåra lager i realtid med hjälp av uppdateringar som skickas elektroniskt till centrala databaser.

Till exempel, i en livsmedelsbutik som använder det eviga inventeringssystemet, när produkter med streckkoder swipes och betalas, uppdaterar systemet automatiskt lagernivåerna i en databas.

Vilket system är bättre?

Periodiska bokföringssystem är normalt bättre lämpade för småföretag på bekostnad av att förvärva teknik och personal för att stödja ett evigt system. Ett företag som bilhandlare eller konstgalleri kan vara bättre anpassat till det periodiska systemet på grund av den låga försäljningsvolymen och den relativa lättheten att spåra lager manuellt. Bristen på noggrann information om kostnaden för sålda varor eller lagerbalanser under de perioder då det inte fanns några senaste fysiska inventeringsräkningar skulle kunna hindra affärsbeslut.

Företag med höga försäljningsvolymer och flera butiker (som livsmedelsbutiker eller apotek) behöver ständiga inventeringssystem. Den tekniska aspekten av det eviga inventeringssystemet har många fördelar, såsom möjligheten att lättare identifiera inventeringsrelaterade fel. Det eviga systemet kan visa alla transaktioner fullständigt på den individuella enhetens nivå. Under det eviga systemet kan chefer göra lämplig tidpunkt för inköp med tydlig kunskap om kvantiteten varor som finns på olika ställen. Att ha mer exakt spårning av lagernivåer ger också ett bättre sätt att övervaka problem som stöld.

Bottom Line

Sammantaget erbjuder det eviga inventeringssystemet många fördelar över det periodiska systemet och används nu av alla större återförsäljare. En småföretagare måste emellertid fortfarande ta hänsyn till huruvida fördelarna med att installera ett evigt inventeringssystem kommer att uppväga de extra kostnaderna.