När du anlitar en ny anställd måste du verifiera att personen är lagligt berättigad att arbeta i USA. När du har gjort ett jobbbjudande (men inte tidigare) måste den nya medarbetaren visa behörighet att arbeta i USA genom att fylla i formulär I-9, Verifiering av anställningsberättigande. Som arbetsgivare är det ditt ansvar att se att denna blankett från USA: s medborgarskap och invandringstjänster är klar av arbetstagaren och dig. Behåll formuläret med dina andra anställningsrekord; Fyll det inte med regeringen.

(För mer om arbetsgivarens ansvar när du anställer, se 8 saker arbetsgivare är inte tillåtna att fråga dig.)

Vad är formuläret för?

I-9-formuläret är utformat för att få information från nya anställda som visar att de är behöriga att arbeta lagligt i USA. Ingen arbetstagare är befriad från att fylla i formuläret. Den har tre delar:

Del I

För Anställd, Fastställande av Identitet

Den här delen av formuläret är färdigställd av den anställde. Den innehåller information som anställdas fullständiga namn, adress, födelsedatum, socialt säkerhetsnummer (om tillämpligt), e-postadress och telefonnummer (e-postadress och telefonnummer är valfria).

Denna del används också för att bevisa att personen är lagligt berättigad att arbeta i USA eftersom han eller hon är:

• En medborgare
• En icke-bosatt nation i Förenta staterna
• En laglig fast bosatt
• En utlänning som är behörig att arbeta i USA. Arbetstagaren måste ange utgångsdatum för denna auktorisation om tillämplig.

En anställd som är utlänning och behörig att arbeta måste ange det utländska registreringsnumret (ett "A-nummer" som är ett unikt 7-, 8- eller 9-siffrigt nummer som är tilldelat en utlänning) eller Form I-94 upptagningsnummer.

Arbetstagaren måste underteckna formuläret och datuma det. Falska uttalanden kan leda till böter och / eller fängelse.

Vissa anställda kan behöva hjälp för att slutföra sin del av formuläret. Om arbetstagaren är mindreårig eller funktionshindrad eller behöver översättning, ska den person som hjälper till med att fylla i formuläret (förbehandlaren och / eller översättaren) också ange sitt namn och adress och sedan underteckna formuläret (även under påföljd) .

Del II

För arbetsgivaren, Granskning av anställdas handlingar

Den här delen av formuläret är färdigställd av arbetsgivaren. Det beskriver de dokument som arbetsgivaren har granskat för att verifiera att anställningen är berättigad. Arbetsgivaren bör vidta denna åtgärd inom tre dagar efter den första anställningsdagen. Arbetsgivaren kan, men är inte skyldig att, kopiera dokumentet som presenteras.

Det finns tre listor med dokument som kan användas. Den typ av dokument som används dikterar den del av del II som arbetsgivaren måste slutföra.

Lista A. I dokumenten i denna lista fastställs båda arbetstagarens identitets- och anställningsgodkännande. En anställd behöver bara presentera en av följande blanketter för att uppfylla dokumentkravet:

• U. S. Pass (eller US-passnummer)
• Permanent resident card ("green card") eller utländsk registreringskort (tekniskt är det gröna kortet Form I-551)
• Utländsk pass med ett tillfälligt I-551-stämpel
• Arbetstillståndsdokument som innehåller ett fotografi (Form I-766)
• För en icke-immigrant alien som är behörig att arbeta: ett utländskt pass och formulär I-94 (eller 94A) och en påtvingad utlännings icke-immigrantstatus så länge som det har inte löpt ut
• Pass från Mikronesiens federala stater, Marshallöarna

Lista B. Dokumenten i denna lista visar arbetstagarens identitet. Om en anställd inte har ett dokument från List A måste han eller hon skapa ett dokument från List B plus ett dokument från List C (nedan).

• Körkort eller ID-kort utfärdat av en stat (så länge det innehåller ett foto-ID och annan personlig information)
• Skol ID med ett foto
• Voters registreringskort
• U. S. militärt kort eller utkast
• Militärt beroende ID-kort
• U. S. Coast Guard Merchant Marine-kort
• Native American Tribal Document
• Körkort utfärdad av en kanadensisk myndighet

För minderåriga (under 18 år) som inte kan producera ett av dokumenten i lista B, alternativa dokument som är Godtagbart för att bevisa den anställdes identitet innefattar ett skivregister eller rapportkort; kund, läkare eller sjukhusrekord; eller daghem eller barnskolepost.

Lista C. I detta dokument fastställs arbetstagarens tillstånd att arbeta i USA. Återigen, om arbetstagaren inte kan framställa ett dokument från lista A, måste han eller hon skapa en från lista B och en från lista C.

• Kontokortsnummer för socialförsäkring (om inte kortet säger: inte giltigt för anställning, gäller endast för arbete med INS-godkännande eller gäller endast för arbete med DHS-godkännande)
• Utbildning av födelse utomlands utfärdat av Department of State (Form FS-545)
• Certifiering av födelseport utfärdad av Department of State (Form DS-1350)
• Original eller certifierad kopia av ett födelsecertifikat utfärdat av en stat, län, kommun eller territorium i USA som har en officiell försegling
• Native American tribal document
• U. S. Citizen ID-kort (Form I-197)
• Identifikationskort för användning av bosatt medborgare i Förenta staterna (Form I-179)
• Anställningsbevis utfärdad av Department of Homeland Security

Som i När det gäller arbetstagaren måste arbetsgivarna intyga att de har granskat de nödvändiga dokumenten, anser att de är äkta och enligt bästa kännedom anser att arbetstagaren är behörig att arbeta i USA. Förutom att underteckna certifieringsdelen, Arbetsgivaren måste notera arbetstagarens första anställningsdag samt annan arbetsgivarinformation (företagets namn, titeln på den person som undertecknar formuläret och företagets adress).

Del III

För arbetsgivaren, vid omuthyrning

Denna del av formuläret fylls endast av arbetsgivaren, men används endast vid omprövning vid omhyring av en anställd. Om en anställd är anställd inom tre år efter den ursprungliga I-9, kan arbetsgivaren välja att slutföra detta avsnitt eller en ny I-9.

Om det är nödvändigt att slutföra den här delen, listar arbetsgivaren bara namnet på den anställde (eller nytt namn om arbetstagaren har namnförändring) och datum för rehire. Om det tidigare tillståndet för anställning upphörde men nu har förlängts, ange information om det dokument som upprättar ett sådant tillstånd (dokumenttitel, nummer och nytt anställningsdatums utgångsdatum). Som för de övriga delarna måste arbetstagaren underteckna påföljd på grund av att han / hon anser att det presenterade dokumentet är äkta och att arbetstagaren är behörig att arbeta i USA.

Bottom Line

Arbetsgivare måste behålla I-9s senast tre år från datumet för anställning eller ett år efter det att anställningen slutar. Från tid till annan kan den federala regeringen undersöka dina anställningsregister. Om du misslyckas med att producera I-9, kan du bli föremål för civila och / eller straffrättsliga påföljder. Hitta mer information om I-9 från "Handbook for Employers: Instruktioner för att slutföra formulär I-9". Om du har ytterligare frågor om I-9, kan du konsultera en advokat för arbetsrätt.

(Företagsägare kan också vara intresserade av Fylla på 1099 Forms och Fyll ut formulär 4562, steg för steg.)