En individ som är skyldig att köra för arbete är tillåtet att ta ett körsträckaavdrag på hennes federala inkomstskatt enligt vissa kriterier. Dessutom måste individer som utnyttjar denna möjlighet dokumentera resorna och vara beredda att visa stöd för hur avdraget beräknas. Om dessa förpliktelser är uppfyllda, har skattebetalaren nytta av att hennes inkomstskatt minskas.

1. Kvalificera för körsträckaavdrag

Innan du loggar information för en eventuell körsträckaavdrag, måste vissa kriterier uppfyllas för att dra fördel. En skattebetalare kan ta avdrag för körsträckan för resor från kontoret till en arbetsplats, från kontoret till en andra affärsort eller för att köra till affärsrelaterade ärenden. Dessutom kan en skattebetalare inkludera resor som gjorts möte med kunder, går till flygplatsen, besöker kunder för företag eller söker ett nytt jobb inom samma bransch.

2. Bestäm beräkningsmetod

En skattebetalare kan välja mellan två alternativ för redovisning av beloppet för avdrag för körsträcka. De två metoderna varierar, eftersom man inte behöver behålla en körsträcka. Om en skattebetalare väljer att ta standardavdrag för avdrag, behöver hon bara behålla en logg över kvalificerad körsträcka. Om hon väljer att dra av de faktiska fordonsutgifterna för året måste hon behålla alla kvitton och relevant dokumentation avseende avgifter som görs för fordonet.

3. Registrera kilometermätaren vid skattårets början

Den interna intäktstjänsten (IRS) kräver att en skattebetalare registrerar kilometertjänsten för fordon i början av skatteåret. Denna information är dokumenterad på Form 2106. Om fordonet är inköpt under året och inte är nytt, måste skattebetalaren registrera kilometerns läsning från den första dagen den används.

4. Håll körningsloggen (om det behövs)

Om en skattskyldig väljer standardavdrag för avdrag, måste hon hålla en timmars kördrift. IRS kräver att specifik information upprätthålls, eller hon kan bli föremål för diskvalifikation från att ta avdraget. I början av varje resa markerar skattskyldaren fordonets kilometertestning och listar syftet, startplatsen, slutplatsen och datumet för resan. Efter avslutad resa noterar hon den sista kilometerns läsning och subtraherar den här siffran från början av läsningen för att hitta den totala körsträckan för resan. Drivloggen bör bibehållas i rätt tid med specifika detaljer, eftersom uppskattningar och avrundningar inte är tillåtna.

5. Underhålla registrering av kvitton (om det behövs)

Om en skattskyldig väljer själva avdragsavdraget behöver hon inte behålla en körsträcka. I stället måste hon behålla kopior av relevanta kvitton och dokumentation.Varje dokument måste innehålla datum, dollarbelopp för den inköpta tjänsten eller tjänsten och information om den faktiska tjänsten eller tjänsten som tillhandahålls.

6. Spela in kilometermätare vid slutet av skatteåret

Vid slutet av skatteåret registrerar skattebetalaren den slutliga kilometernsavläsningen. Denna siffra används i samband med kilometerns läsning i början av året för att beräkna totala mil som körs i bilen för året. Informationen, inklusive vilken procentandel av mil som kördes för affärsändamål, krävs på Form 2106.

7. Registrering av miljarder på skatteåterbäring

Vid skatteslutets slutlista listar en skattebetalare totalt antal mil som körs på Form 2106, linje 13. Denna siffra beräknas med årets standardkvot för att bestämma det avdragsgilla beloppet . Alternativt kan hon organisera kvitton av de faktiska utgifterna i grupper, inklusive bensin, olja, reparationer, försäkringar, hyror och avskrivningar.

8. Bevara dokumentation

En skattskyldig måste behålla dokumentationen avseende en körsträckaavdrag i minst tre år. Om dokumentation begärs av IRS för att underbygga beräkningen av körsträckaavdrag, ska skattebetalaren behålla en kopia av posterna innan de sprider informationen till skattemyndigheterna. För att minimera risken att förlora information borde hon behålla en separat fysisk logg för varje separat skatteår.