Ett ökande antal plansponsorer kommer att inse att ingen person eventuellt kan ha all juridisk och investeringskompetens för att hantera komplexiteten i en 401 (k) plan på egen hand som varför många människor vänder sig till investeringsutskott för hjälp. Att samla en grupp kvalificerade och kunniga människor för att övervaka investeringsplanerna i en plan är en sund strategi, men om inte vissa bästa metoder följs kan det inte göra mycket för att stärka sponsors ansvar.

Syftet med en investeringskommitté

Investeringskommitténs främsta syfte är att bevisa att planen hanteras av de höga normer för beteende som krävs enligt lagen om arbetstagares pensionsinkomstskydd ( ERISA). ERISA ger väldigt lite vägledning för plansponsorer vid upprättande av förfaranden och rutiner för att utföra sitt ansvar. Det är i allmänhet kvar att planera sponsorer att tolka reglerna och tillämpa vilka färdigheter och resurser som de måste se till att deras plan är i full överensstämmelse. Många plansponsorer har inrättat investeringsutskott för att tillhandahålla investeringsövervakning och dela med sig av det förvaltande ansvaret för att hantera sina planer. Investeringskommitténs existens visar på ett åtagande att följa formaliserade förfaranden och rutiner för att säkerställa att ERISA följs. Följande bästa praxis kan säkerställa att ERISAs krav på ansvarsskyldighet, objektivitet och due diligence vid hantering av förvaltningstillgångar är uppfyllda.

Bästa praxis för investeringsutskott att följa

Skapa den optimala sammansättningen

Deltagande i investeringskommittén bör vara frivillig, men den bör vara representativ för de olika intressena. Den som tjänar i förtroende med planen bör ingå. Ledande befattningshavare ska företrädas antingen av finansdirektören eller chefsdirektören (COO). Bolagets juridiska rådgivare bör också vara närvarande vid möten. Dessa bör vara de enda permanenta medlemmarna i kommittén som har rösträtt. Ytterligare deltagare kan inkludera en representant för arbetstagargruppen samt representanter för planens leverantörer, till exempel förvaltaren, administratören och planens investeringsrådgivare. Dessa medlemmar kan inte ha rösträtt, och deras medlemskap kan begränsas till tre eller fyra år. Varje år ska medlemmen välja en ordförande och en sekreterare som ansvarar för att dokumentera alla diskussioner och beslut under utskottsmötet.

Skapa en skriftlig stadga

En skriftlig stadga formaliserar kommitténs struktur och skapar förväntningar på vad den ska uppnå.Utöver att definiera kommitténs medlemmars syfte och ansvar beskriver den processerna för att genomföra planöversyner och fatta beslut. Fördraget bör gå in i detalj om hur medlemmar väljs eller tas bort, när och hur möten genomförs, hur investeringsrådgivare och tredjepartsleverantörer väljs och vem som kan fungera som auktoriserad agent för att utföra kommitténs riktlinjer.

Skapa en investeringspolicy

Med en formell investeringspolicy (IPS) säkerställs konsekvens i hur investeringsplanen hanteras. Även om det inte finns något ERISA-krav för en IPS, är det ytterligare en demonstration av ett åtagande om fiduciära normer för uppförande. IPS behöver inte vara lång eller detaljerad. Dess syfte är att agera som en vägledning för att göra klara beslut i överensstämmelse med planens investeringsfilosofi. IPS är också vägledande dokument för planens investeringsrådgivare, vars resultat ses över mot bakgrund av riktlinjerna. IPS bör ses över vid varje möte för att rama diskussioner och beslut.

Dokument Allt

Om investeringskommitténs främsta syfte är att bevisa att de försiktiga processerna och rutinerna för beslutsfattande fattas, är kommitténs viktigaste uppgift att dokumentera allt grundligt, inklusive utskottsmötet, möte närvaro, diskussioner, beslut och detaljer om hur besluten formulerades. Rekordet ska sändas till alla utskottsledamöter för kontroll av noggrannhet och deras godkännande. Den ska också göras tillgänglig för alla med ansvar för övervakning och arkiveras med andra fiduciära revisionsmaterial.