Syftet med överensstämmelseprogrammet är att förebygga, upptäcka och korrigera kränkningar av värdepapperslagar. För detta ändamål krävs investeringsrådgivare som är registrerade enligt avsnitt 203 i Investment Advisers Act från 1940 ("Advisers Act") att ha ett compliance program. Regel 206 (4) -7 i Advisers Act, som vanligen kallas "compliance rule", har tre krav:

1. Politik och procedurer: Adoptera och genomföra skriftliga policyer och förfaranden som är rimligt utformade för att förhindra, upptäcka och korrigera kränkningar av värdepappersföreskrifter.
2. Årlig översyn: Granska inte, mindre än årligen, huruvida politiken och förfarandena är tillräckliga och hur effektiva de är.
3. Chief compliance officer: Utse en person som ansvarar för att administrera företagets compliance program. (För mer, se: Reglerande överväganden för dina åldrande kunder .)

Överensstämmelsespolicyn och -förfaranden

En policy är en vägledande princip för att ställa in riktning i en organisation. Ett förfarande är en rad steg som ska följas som ett konsekvent tillvägagångssätt för att uppnå ett önskat resultat som överensstämmer med politiken. Som exempel kan en rådgivare få en policy om att kontanter inte kommer att accepteras. Förfarandet skulle tyda på att personal inte får acceptera kontantdepositionen och måste logga in avslaget i insättningsförteckningen. Politik och rutiner är byggstenarna i ett complianceprogram.

Regel 206 (4) -7 anger inte specifika delar för att skapa ett robust överensstämmelseprogram. I stället måste företaget analysera sin individuella verksamhet, identifiera intressekonflikter och de operativa riskerna i sitt rådgivande företag och sedan utforma policyer och förfaranden och interna kontroller som tar itu med dessa risker och konflikter.

Personalen i Securities and Exchange Commissions (SEC) Division of Investment Management gav vägledning i antagandet av regel 206 (4) -7, där det förklaras att det förväntar sig att en rådgivares policy och förfaranden åtminstone innehåller bestämmelser om följande gäller, beroende på vad som gäller, företagets verksamhet:

• Portföljförvaltningsprocesser, inklusive fördelning av investeringsmöjligheter bland kunder, efterlevnad av kundens investeringsmål och begränsningar samt överensstämmelse med lagstadgade krav.
• Noggrannhet i upplysningar som gjorts till investerare, kunder och tillsynsmyndigheter, inklusive, men inte begränsat, vad gäller portföljhanteringsprocesser, kontoutdrag, s, etc.
• Proprietär handel för rådgivarens eget konto och den personliga handlingsverksamheten som den övervakar personer (enligt definitionen nedan).
• Potentiell omvandling eller olämplig användning av kundtillgångar av rådgivarens personal.
• Skapande och underhåll av nödvändiga böcker och register för att förhindra obehörig förändring, användning eller otidsförstöring.
• Sekretessskydd för kundrekord och information.
• Handelspraxis, inklusive förfaranden för bästa genomförande, användning av kundmäklare för att erhålla forskning och andra tjänster (kallad "mjuka dollarordningar") och fördelning av aggregerade affärer bland kunder.
• Marknadsföring, inklusive användning av advokater.
• Värdering av kundinnehav och bedömning av avgifter baserade på dessa värderingar.
• Affärsplaner.

En sekreterad rådgivare måste anta en etisk kod, som utgör en integrerad del av rådgivarens efterlevnadsprogram. Regel 204A-1 i Advisers Act fastställer de krav som varje SEC-registrerad rådgivare måste adressera i en skriftlig etikett. Koden måste åtminstone gälla alla rådgivares övervakade personer och inkluderar: (Mer information finns i: Ditt Cybersecurity Program: Legal Considerations .)

• Standarder för affärsuppförande för övervakade personer som återspeglar rådgivarens och de tillsynsskyldiges skyldigheter.
• Ett krav för alla övervakade personer att följa gällande federala värdepapperslagar.
• Ett krav på att alla åtkomstpersoner (enligt definitionen nedan) rapporterar, och rådgivaren granskar sina personliga värdepapperstransaktioner och innehav enligt strikt schema.
• Ett krav som övervakade personer rapporterar om eventuella överträdelser av koden direkt till chefsövervakningsofficer (CCO) och andra personer med befogenhet som anges i koden.
• Ett krav på att rådgivaren ger försynade personer en kopia av koden och erhåller skriftliga kvitteringar om kvitto från övervakade personer.

En rådgivares "övervakade personer" är dess tjänstemän, styrelseledamöter, partners (och andra personer med liknande status eller funktion) och anställda, liksom någon som tillhandahåller investeringsrådgivning på rådgivarens vägnar och är under kontroll och övervakning. En rådgivares "åtkomstpersoner" är en delmängd av sina övervakade personer som antingen: (1) har tillgång till icke-offentlig information om kundtransaktioner eller portföljinnehav av någon "rapporterbar fond" * eller (2) är inblandade i att göra värdepappersrekommendationer till kunder eller har tillgång till sådana rekommendationer, vilka är icke-offentliga. (För mer, se: Vilka rådgivare lämnar deras företag bör överväga .)

Definitionen av åtkomstperson i regel 204A-1 säger att:

" Om man tillhandahåller investeringsrådgivning är rådgivarens huvudverksamhet, antas alla rådgivares styrelseledamöter, tjänstemän och samarbetspartners att vara åtkomstpersoner . " Skrivandepolicyer och förfaranden

Skriftliga procedurer ska följa" vem "," vad "," när "och" hur "format.

"Vem" måste följa förfarandet?

• "Vilka" steg måste utföras?
• "När" gäller proceduren?
• "Hur" är stegen som ska utföras?

Här är ett exempel på en policy och procedur som använder detta format:

Policy

: Innan du öppnar ett konto kräver rådgivaren att varje klient ska genomföra ett skriftligt rådgivningsavtal med företaget . Rådgivaren kommer inte att tillhandahålla någon rådgivning till en klient tills all nödvändig dokumentation är färdig, utförd och på fil.

Förfarande

: Den operativa personalen som ansvarar för att öppna kundkonton bör verifiera att dokumentationen är klar innan du öppnar kontot. Under kontoöppningsprocessen, om någon obligatorisk dokumentation saknas, kommer operatörspersonalen informera den IAR som tilldelats kunden för att erhålla någon saknad information. CCO kommer att utföra periodiska recensioner för att säkerställa att all dokumentation som krävs är fullständig och underhålls i företagets filer.

När man skriver policy och rutiner är det viktigt för överensstämmelsepersonalen att samarbeta med ledande befattningshavare och affärsenheterna hos företaget. Det är inte bara viktigt att försäkra sig om att förfarandena matchar affärspraxis, men den mottagna feedbacken är värdefull och inklusive personer i formuleringen av policyer och förfaranden går långt i att få acceptans och hjälp under genomförandefasen.

Årlig granskning

Det andra kravet enligt regel 206.4-4 innebär att sekreterade investeringsrådgivare årligen granskar om deras policy och förfaranden är tillräckliga och effektiva. Sådana recensioner kan genomföras av CCO med hjälp av annan efterlevnadspersonal eller externa konsulter.

SEC lämnade viss vägledning i regelens antagande om genomförandet av årliga recensioner och noterade att en investeringsrådgivare bör överväga bland annat: (1) eventuella överensstämmelse som uppstod under det föregående året, (2) några förändringar i rådgivarens eller dess dotterbolags affärsverksamhet, och (3) eventuella ändringar i rådgivningsloven eller tillämpliga bestämmelser som kan kräva en översyn av överensstämmelseprogrammet. (För mer, se:

SEC-revisioner: Vilka finansiella rådgivare ska se ut för .) En viktig fråga i granskningsprocessen är huruvida överensstämmelsesprogrammet kan upptäcka kränkningar av dess policyer och förfaranden och andra lagkrav. Vid bedömningen av detta element bör CCO ta hänsyn till eventuella kända överträdelser av överensstämmelseprogrammet, eventuella korrigerande åtgärder som vidtagits och om sådana åtgärder är tillräckliga för att förhindra framtida överträdelser.

En annan viktig del av överensstämmelse granskningsprocessen är kvalitativ och kvantitativ testning. Exempelvis kan en CCO granska anställdas personliga handelsrapporter och förhandsanmälningsförfrågningar mot de specifika krav som anges i koden, eller kolla online offentliga databaser med politiska bidrag för namnen på anställda som är föremål för rådgivarens betalningsuppgift politik.I samtliga fall bör detaljerad dokumentation av testningen utförd på de olika delarna i överensstämmelseprogrammet bibehållas.

På grundval av testresultat kan CCO genomföra anpassningar av företagets policy, rutiner och / eller interna kontroller för att förbättra deras tillräcklighet och effektivitet för att förebygga, upptäcka och korrigera överträdelser. Alla sådana justeringar bör dokumenteras och underhållas i en utpekad fil.

Under 2006 utfärdade sekretariatet vägledning med titeln "Frågorådgivare som borde fråga medan de fastställer eller granskar sina efterlevnadsprogram", för att hjälpa rådgivare att skapa, utvärdera och upprätthålla ett överensstämmelseprogram. Bland annat tillhandahålls guiden en lista med frågor som ska övervägas när man utvecklar ett överensstämmelseprogram som är knutet till en investeringsrådgivares lagkrav enligt Advisers Act.

Rådgivare är skyldiga att lagra dokumentation för sin årliga granskning i fem år från utgången av det räkenskapsår där årsgranskningen genomfördes. I en fotnot i adoptionsutgåvan framhåller SEC-anställd sin uppfattning att dessa poster är avsedda att vara tillgängliga för SEC och dess personal och de är inte föremål för advokatklientens privilegium, arbetsproduktläran eller liknande skydd, oavsett vem som förbereder dem (t.ex.

., CCO eller juridisk rådgivare). Även om regel 206 (4) -7 framgår inget krav på att en investeringsrådgivare rapporterar resultaten av sin årliga granskning till någon part, är det lämpligt att CCO ger sina resultat och rekommendationer till ledande befattningshavare. (För mer information, se: SEC Enforcement Actions Dip under 2015 Record .) Chief Compliance Officer

Enligt den antagande utgåvan för regel 206 (4) -7 måste CCO vara en individ vem är kompetent och kunnig om rådgivningsloven och har fullmakt och befogenhet att utveckla lämpliga policies och förfaranden. I den antagande släpps vidare att CCO bör ha en tillräcklig ställning för anställning och auktoritet inom rådgivarens organisation för att genomdriva och tvinga andras efterlevnad i överensstämmelseprogrammet.

Ett av de bästa sätten att förbättra compliancefunktionen hos ett företag är att förbättra kunskapen och kompetensen hos överensstämmelsepersonalen, inklusive CCO. I detta avseende är den professionella utvecklingen kritisk, särskilt eftersom nya utmaningar och nya regler är en konstant förekomst. Det finns många konferenser, rundabord, professionella beteckningar och utbildningsprogram som är dedikerade till den professionella utvecklingen av överensstämmelsepersonal och mentorskap kan vara ett ovärderligt verktyg. Internet ger en mängd information och advokatbyråer och konsulttjänster har e-postdistributionslistor som ger värdefull information, vanligtvis utan kostnad.

Allmän kunskap och kompetens är viktiga men lika viktiga är specifik kunskap om företagets affärsmodell, personal och kundkrets. Vi hänvisar till detta som "lokal kunskap. "Lokal kunskap utvecklas genom interaktion och lärande från dina medarbetare.

Bottom Line

Under 2011 genomförde SEC: s division of Enforcement sitt Compliance Program Initiative för att fokusera på investeringsrådgivare som inte har korrigerat tidigare brister i deras överensstämmelseprogram som identifierats under rutinprov eller som annars har ignorerat det fulla krav i regel 206 (4) -7. Sedan 2011 har SEC tagit ett antal rådgivande företag till verkställighet enligt detta initiativ och verkar fortsätta i deras strävan.

Med ett nytt år och nya regler precis runt hörnet bör ledningen överväga huruvida ytterligare tid och / eller resurser måste tilldelas för att säkerställa att företagets efterlevnadsprogram är robust och efterlevnadspersonal är välutbildad. (För mer, se:

Rådgivare: Undvik SEC-kontroll genom överensstämmelse .) Författare

: Craig Watanabe, Sr. Compliance Consultant; Redaktör : Tina Mitchell, ledande efterlevnadskonsulent, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Denna artikel är avsett för information och innehåller inte eller förmedlar juridisk eller skattemässig rådgivning. Uppgifterna häri borde inte åberopas med avseende på några speciella fakta eller omständigheter utan att först rådfråga en advokat och / eller skattesekreterare.

*

En "rapporterbar fond" är en fond som är registrerad enligt lagen om värdepappersbolag från 1940 (t.ex. en fond) för vilken rådgivaren antingen tjänar som investeringsrådgivare (eller underrådgivare) eller har kontroll förhållande (dvs. kontrollerande, kontrollerat av eller under gemensam kontroll) med sådan fonds rådgivare eller huvudansvarig.