Många företag erbjuder någon form av kvalificerad pensionsplan och därmed faller de under ledningsriktlinjerna för lagen om anställningsinkomstförsäkring av 1974 (ERISA). ERISA fastställer riktlinjer och miniminormer för att skydda anställda från privata företag som deltar i pensions- och välfärdsplaner. Företag som administrerar en kvalificerad pensionsplan som inte överensstämmer med ERISA kan bli föremål för kostsamma påföljder.

Om din anställdas pensionsplan ger ett framtida pensionsinkomst eller gör det möjligt för anställda att skjuta in intäkter för avgång, så är det en ERISA-plan. Som arbetsgivare som tillhandahåller dessa ERISA-förmåner anses du också av ERISA för att vara ett namnförvaltare som ansvarar för att administrera dessa planer och på samma sätt ansvaret om dina planer inte överensstämmer med de riktlinjer och standarder som fastställts av ERISA.

Komma i överensstämmelse med ERISA

Möte ERISA: s överensstämmelseskrav behöver inte vara alltför tung. Även om det finns många krav, kan en bra tredjepartsadministratör (TPA) stå för mycket av bördan. Många av kraven är kalenderdrivna och kräver inlämningsformulär efter specifika tidsfrister. Dessa tidsfristen utgör en checklista som kan hanteras av en person som är anställd av personal eller personal för personal. Övriga krav ska uppfyllas på ett ad hoc-basis som omständigheterna dikterar.

ERISA Kalender Checklista

Administrera 401 (k) planer innebär att vissa ERISA-överensstämmelsesuppgifter utförs enligt ett årligt schema. Det här är de vanligaste uppgifter som bör ingå i de flesta företagens checklistor.

Första kvartalet av planåret: Uppge fjärde kvartalets förmånsberättelser att planera deltagare senast 45 dagar efter kvartalsskiftet. Gör tidigare års arbetsgivaravgifter för skatteavdrag för att räkna med föregående år.

Andra kvartalet: Ge resultatkvoter för kvartalet för att planera deltagare. Distribuera överskridande uppsägningar gjorda 2015 över IRC 402 (g) gräns. För plandeltagare som fyller 70 år ½ under föregående år, fördelar första årets nödvändiga minsta fördelningar (RMD).

Tredje kvartalet: Ge resultat för andra kvartalet. Filformular 5500 för det föregående året eller fil Form 5558 för en 2-5-månaders förlängning. Om plandokumentet ändrades under föregående år, distribuera en ny sammanfattningsplanbeskrivning till plandeltagarna. Fördela en sammanfattande årsrapport för det föregående året för att planera deltagarna.

Fjärde kvartalet: Ge resultaträkningar för tredje kvartalet. Skicka relevanta meddelanden till deltagare, inklusive avbetalningar till eller ändringar i en säker hamn 401 (k) plan, Kvalificerat standardinvesteringsalternativ (QDIA) eller automatisk registrering.Rätta eventuella ADP / ACP testfel och betala 10% punktskatt.

Löpande ERISA-krav

Vissa ERISA-krav pågår som en del av planadministrationen eller utlöses av händelser.

Överensstämmelse med plandokument: Se till att planhanteringen fortlöpande följer plandokumentets villkor. IRS anser att eventuellt misslyckande att strikt följa plandokumentets villkor är en operativ defekt, som, om den inte åtgärdas, kan leda till diskvalificering av planen.

Årlig deltagaravgift: Alla planberättigade anställda, uppsägda anställda och stödmottagare med kontosaldo måste erhålla en deltagaravgift varje 12 månader.

Meddelande om planändring: Deltagarna måste meddelas om ändringar i planen 30 till 90 dagar före ändringsdatumets ändringsdatum.

Möjlighet att anmäla sig: Alla anställda som har uppfyllt pensionsåldern och tjänstekraven måste ges möjlighet att anmäla sig. De ska få alla nödvändiga formulär och instruktioner tillsammans med en sammanfattningsplanbeskrivning och eventuella anmälare.

Lånsöverensstämmelse: Se till att utestående lån återbetalas i enlighet med planens policy och låntagarnas promemoria.

Tidig inlåning: Se till att anställningsutbetalningar och lånebetalningar deponeras i tid, vanligtvis samtidigt som löneavgiften är inlåning.

Genomföra kvartalshushållning: Kassa ut små kontosaldon för uppsatta anställda. Behandla låneinställningar och använd eventuella otilldelade förverkningar.

Även om de flesta av dessa krav kan hanteras av en TPA, har arbetsgivarens plan sponsor den skyldighet att säkerställa att de uppfylls och utförs korrekt.