Det finns många goda skäl att upprätta en omfattande anställningshandbok. Först och främst finns det den rättsliga aspekten, där det ger ett visst skydd om något går fel. För det andra är det ett enkelt sätt att fastställa överensstämmelse med vissa arbetslagar och förordningar. Slutligen hjälper det med att styra medarbetarna mot korrekt beteende och ger dem en referensram när du inte är närvarande.

1. Rättsligt skydd

Kanske mest uppenbart är den rättsliga aspekten, där tydliga riktlinjer kan hjälpa till att skydda ditt företag mot tvister om en anställd motverkar instruktioner. Genom att ge en detaljerad lista över saker som anställda inte borde blir det uppenbart för en domstol att arbetstagaren inte handlade för ditt företags räkning när han uttryckligen bröt reglerna och orsakat skada på kunden. Om riktlinjerna däremot är vaga - eller sämre, endast verbala - blir det mycket svårare för ditt företag att bevisa sin oskuld.

Om en anställd orsakar skada på sig själv på jobbet är det lika viktigt att kunna visa att det fanns en dokumenterad, säker procedur som arbetstagaren valde att ignorera.

Det är också viktigt att ställa upp rätt beteende mellan anställda utan osäkra villkor, vilket gör att företaget har nolltolerans för olämpligt beteende. Detta kan vara särskilt viktigt i händelse av trakasserier, när käranden kan dra ditt företag till röra genom att hävda att du inte gjorde tillräckligt för att avskräcka det.

2. Överensstämmelse med arbetslagen

Det finns federala och statliga arbetslagar som kräver viss information skriftligen till dina anställda. Underlåtenhet att följa kan leda till böter, påföljder och rättegångar av anställda som uppfattar sig vara felaktiga.

Medarbetarhandboken bör alltid innehålla företagets ledighetspolicy, till exempel familjemedicinsk ledighet. Beroende på företagets storlek kan det finnas federala och statliga lagar som ger en viss mängd obetalda dagar för svår sjukdom, vård av en sjuk familjemedlem eller barnets födelse. Den federala lagen är upp till 12 veckor under en viss 12-månadersperiod, men statens lagar varierar.

Arbetstagarens ersättning är en annan obligatorisk inkludering i handboken. Även om det inte finns något federalt krav på att inkludera arbetstagarnas komplicerade uppgifter i en handbok, kräver många stater att arbetstagare tillhandahålls denna information skriftligen. På samma sätt är det ofta obligatoriskt att ge dina anställda skriftlig information om ditt företags anti-diskrimineringspolitik.

Det är också klokt att kontrollera lokala och statliga lagar vilken information du behöver tillhandahålla skriftligen till dina anställda angående förmåner, militärlov, rättigheter för arbetstagare med funktionshinder, politik om amning, brottsofferavgångspolitik och rättsfall och juryns tjänstepensionspolicy.

3. Medarbetarbeteende

Handboken kan fungera som ett positivt sätt att styra dina anställda mot önskat beteende. Genom att förklara företagets kärnvärden och prioriteringar har dina anställda en ram för att hantera oväntade situationer och kunder. Även i ett litet företag finns det tillfällen då du inte kan göra beslut på platsen.

Medarbetarhandboken ska också hjälpa dina medarbetare att förstå företagets struktur, till exempel hur övertidslön beräknas, vilka skatter som hålls kvar, arbetsplaner, prestationsbedömningsprocessen och bonus- eller vinstdelningssystem.

I dagens alltmer sammanhängande värld är det också klokt att ta med en del om digitalt beteende. Det kan innehålla allt från e-post etikett och enhetliga signaturer till lösenordsäkerhet och din policy för att använda externa media, t.ex. minnestickar med företagsutrustning. Var särskilt försiktig om dina anställda har tillgång till någon typ av kunddata för att förhindra felaktig hantering av personlig information.

Inkludera frågor relaterade till media relationer. En anställd som citeras i nyheterna uppfattas allmänt som att tala för företaget, varför handboken för anställda bör ge tydlig vägledning vid mediaförfrågningar.