a:

En generell huvudbok fungerar som ett register över alla konton och deras transaktioner. Balansering av bokstaven innebär att det totala antalet debiteringar av det totala antalet krediter subtraheras. För att korrekt kunna beräkna krediter och debiteringar måste det först förstås några regler.

Först måste debiteringen i slutändan motsvara krediter. Även om det här kan vara förvirrande först, och det kan vara frestande att helt enkelt använda positiva och negativa siffror för att redovisa transaktioner, så definierar debit- och kreditförhållandet mer exakt vad som händer i affärer.

För det andra ökar debiteringen tillgångs-, kostnads- och utdelningskonton medan krediter minskar dem. Det kan vara till hjälp att använda mnemonic D. E. A. D. för att komma ihåg detta: Debiter ökar kostnader, tillgångar och utdelningar.

För det tredje gäller det motsatta ansvaret för ansvars-, intäkts- och eget kapitalkonton. Krediter ökar dessa medan avgiften minskar dem. Det mnemonic för att komma ihåg detta förhållande är G. I. R. L. S.: Konton som ökar är vinster, intäkter, intäkter, skulder och eget kapital.

Eftersom de har motsatt effekt på de kompletterande kontona, motsvarar krediten och debeten slutligen varandra och visar att kontona är balanserade.

Det är också viktigt att komma ihåg att varje transaktion kan beskrivas med debit / kreditformat, och att böckerna måste hållas i balans så att varje debit matchas med motsvarande kredit.

En debitering utan motsvarande kredit heter en dangling debet. Detta kan hända när en debitering anges på kreditsidan eller när ett företag förvärvas men den transaktionen är inte registrerad. På samma sätt kan en kreditbiljett ingå i huvudboken när en insättning görs, men det behövs en utjämningsavgift, antingen samtidigt eller kort efter, för att balansera böckerna.

För att börja, ange alla debetkonton på vänster sida i balansräkningen och alla kreditkonton till höger. Inkludera balansen för varje. Tänk på vilket betalkonto som varje transaktion påverkar och om det i slutändan ökar eller minskar det kontot. Till exempel, minskar det lager eller ökar kontanter? Slutligen beräkna balansen för varje konto och uppdatera balansräkningen.

När du är klar kontrollerar du att krediterna är lika stora för att säkerställa att böckerna är balanserade. Ett annat sätt att säkerställa att böckerna är balanserade är att skapa en försöksbalans. Det innebär att alla konton ska anges i storleken och saldot för varje debet och kredit. När saldorna är beräknade för både debeten och krediterna, borde de matcha. Om siffrorna inte är desamma har något missat eller fel beräknats och böckerna är inte balanserade.

Redovisningsprogramvara som QuickBooks, FreshBooks och Xero är användbara för att balansera böcker, eftersom sådana program automatiskt markerar områden där motsvarande kredit eller debet saknas.