Du har säkert hört den gemensamma frasen, "Ett möte är en plats där minuter tas och timmarna slösas bort. "Många, många timmar förloras av möten. Faktum är att 24% av de anställda som undersöktes i en lön när de bad om att namnge den största tidsavfallet på jobbet. com rapporterade möten och konferenssamtal.

Arbetare tycker inte bara att möten är slöseri med tid. Tydligen tror de också att möten suger livet ut ur dem. Det kan låta alltför dramatiskt tills du överväger resultatet av en Clarizen / Harris-omröstning. När de frågade vad de hellre skulle göra än att sitta i ett statusmöte svarade nästan hälften (46%) att de föredrar att göra en obehaglig aktivitet, till exempel:

- 9 ->

• Gå till DMV
• Sitta och titta färg torr
• Tillbringa fyra timmar pendling till jobbet
• Ta en rotkanal
• Hämta håret i en mullet
• Packa upp och flytta till Antarktis

Vidare sade 60% av de tillfrågade att de spenderar mer tid på att förbereda sig för mötet än de spenderar i själva mötet: de spenderar i genomsnitt 4,6 timmar varje vecka prepping för statusmöten och De spenderar 4,5 timmar i veckan i statusmötena.

Dessutom anser 35% av de tillfrågade statusmötena slöseri med tid och 60% multitask under mötena.

Många anställda känner redan att de blir 24-timmarsarbetare, och de gillar inte tanken att slösa tid i meningslösa möten. Men ibland är möten nödvändiga, och när de genomförs ordentligt kan de vara produktiva och tolerabla - om inte roliga. Här är tio sätt att du kan hålla mer produktiva möten.

1. Bryt vanan

Bara för att du alltid träffat varje torsdagseftermiddag betyder inte att du måste fortsätta längs den här vägen. Vissa vanor måste brytas, och vissa företagsregler måste skrivas om. Du borde träffas av en särskild anledning, inte bara för att du är van att göra det.

2. Väga dina alternativ

Tänk på dina andra alternativ innan du planerar ett möte. I stället för veckovisa statusmöten kanske du kan träffas varannan vecka. Detaljerade statusrapporter ska ge dig tillräckligt med information för att veta vad som händer mellan möten och du kan alltid hämta telefonen för att ringa någon om du har en fråga. Om du också träffar för att dela information, tänk på att skicka den informationen via e-post.

3. Var selektiv

Bjud aldrig in mötesdeltagare "just i fallet. "Om det inte finns någon tydlig anledning för vissa personer att delta i ditt möte, bjud inte in dem eller begära deras närvaro. Tvinga t ex inte teknikerna att delta i ditt försäljningsmöte bara om du stöter på ett problem med att använda laserpekaren.

4. Förbered dig på förhand

Skapa en mötesagenda kommer att tvinga dig att tänka igenom mötet och skapa en sekventiell disposition.Också, var noga med att samla all din information i förväg. Du borde aldrig behöva lämna mötet för att hämta ett glömt föremål, etc. Dessutom bokar du rummet i förväg, bekräftar bokningen och kontrollerar rummet för att vara säker på att alla dina rekvisita (whiteboard, krita till tavlan mm .) är på den utsetts platsen.

5. Distribuera information

Om mötet innebär att diskutera specifikt material, skicka dessa dokument i förväg så att deltagarna har gott om tid innan mötet ska granska materialet och formulera idéer. Att be folk att ta med två eller tre frågor, kommentarer eller problem med mötet är ett av de bästa sätten att se till att mötesdeltagarna har tagit sig tid att granska det ämne som diskuteras.

6. Börja och avsluta på tiden

Alla deltagare har slutat sina upptagna arbetsdagar för att delta i ditt möte. Respektera sin tid nog för att starta mötet vid den angivna tiden. Sena deltagare kan informeras när mötet är över. Också titta på klockan så att du kan avsluta mötet i tid. Fyll inte heller med att du måste fylla hela tidluckan. Om du avslutar dagordningsposterna tidigt, belöna deltagarna genom att låta dem gå tillbaka till jobbet.

7. Håll kursen

Följ dagordningen för att hålla mötet på spår eftersom det här är nyckeln till att sluta i tid. Tillåt inte deltagare att presentera orelaterade ämnen som kan spåra mötet. Se också till att deltagarna är fokuserade också. Begär att de avstår från att använda sina telefoner, tabletter och bärbara datorer under mötet (ett apparatfritt möte kallas ett topplöst möte).

8. Kontrollkommentarer

Om syftet med mötet är att lösa problem eller komma med nya idéer, måste du begära åsikter från gruppen. Låt inte de deltagarna med starka personligheter dominera diskussionen. Se till att alla har lika chans att rösta sin åsikt. Undvik också att repetera några punkter om och om igen. Att skriva problem eller beslut på whiteboard eller flipchart kan undvika tidskrävande, repetitiva svar.

9. Begränsa PowerPoint

Du kan använda PowerPoint för att presentera några grafer, diagram eller punktpunkter, men har inte ett PowerPoint-driven möte. Med andra ord, dump inte all din information till PowerPoint och spendera hela mötet på varje bild.

10. Var ärlig

Om ett visst beslut redan har gjorts, låtsas inte att deltagarna har blivit uppkallade för att ge sina åsikter eller besluta om en handlingsåtgärd. Ingenting gör att anställda känner sig mer oproduktiva än att utöva tid och ansträngning när deras inmatning inte spelar någon roll.

Bottom Line

Ibland är möten viktiga, men många anställda rankar dem bland de allra värsta arbetsrelaterade arbetsuppgifterna. Det är värt ansträngningarna att göra dina möten mer fokuserade, relevanta och effektiva.