Enterprise resource planning har blivit lite av ett buzzword för att beskriva en klass av programvarulösningar som hjälper ett företag att dra alla sina databaser på en plattform. Detta ger realtidsinformation om allt från deras lagernivå till försäljning till produktfel och avkastning. I den här artikeln tar vi en djupare titt på företagets resursplaneringssystem och vad som krävs för att få en att gå.

Fördelarna

Ett korrekt utnyttjat företagsresursplaneringssystem har ett antal fördelar. Den enda mjukvarulösningen som ersätter åldrande arvsystem och automatiserar mycket av arbetet med att upprätthålla databaser och andra funktioner som fakturering, fakturering och så vidare. En ERP kan också öka företagets förmåga att uppfylla överensstämmelse, kvalitetskontroll och regelbunden rapportering eftersom realtidsdata möjliggör uppdaterad revision när som helst. Som sagt kan dessa fördelar härröra från att helt enkelt få bättre mjukvarulösningar för specifika funktioner som fakturering. Den verkliga fördelen med ett ERP-system kommer i form av affärsanalys.

Med hela verksamheten från produktutveckling till produktion till försäljning till kundvård delar alla samma plattform och databasen skapar en mängd affärsanalyser. Dessa data kan användas för att driva produkt- och tjänsteutbud, jämföra prestanda inom och över divisioner när som helst och skapa bättre prognoser övergripande. Mer noggrann prognostisering möjliggör effektivisering av upphandling och lager och möjliggör en helhetssyn i produktionscykeln genom att säljas in i systemet för att säkerställa att alla order kan fyllas så snabbt som möjligt och produktionen svarar mot olika efterfrågan på marknaden, genom att säsong, och så vidare. Den stora varningen på allt detta "framtiden är nu" talar är att det beror hårt på att systemet används fullt ut av alla nivåer i en organisation.

Utmaningarna

Den första utmaningen som de flesta företag står inför är kostnaden för både inköp och sedan implementering av ett företags resursplaneringssystem. Vissa ERP: er är licensierade och även de som har uppskattat priser har olika moduler (finansmodul, kundrelationsmodul, registerhanteringsmodul etc.) som snabbt kan driva upp priset för att få den kompletta lösningen. Beroende på komplexiteten hos databaser som slås samman och mjukvaran ersätts, kan kostnaden för ett tredje part IT-team som hanterar utrullningen dock överstiga den initiala inköpspriset.

Den andra stora utmaningen är den inverkan en ERP har på organisationskulturen. Antagandet i sig kan vara svårt eftersom människor som brukade släppa filer i delade mappar nu måste lära sig taxonomisregler och meta-tagging guidelines.Fördelarna med det extra arbetet är bara uppenbart efter mycket datainmatning på gamla filer. Anställda tenderar också att bli lite nervös kring tanken att chefer nu kan övervaka alla aspekter av ett företag eftersom de ofta känner sig under övervakning eller ansvarar för resultatindikatorer som de faktiskt inte kan kontrollera. Komforten hos de anställda som arbetar med systemet är kritisk eftersom analytiska insikter bara är lika bra som data.

Ett tal av två tillvägagångssätt

Det finns två grundläggande metoder för att få ett företags resursplaneringssystem online. Båda delar en ganska lång förberedelseperiod under vilken alla aktuella databaser analyseras och klassificeras och ERP-lösningen väljs. Under den här perioden måste de anställda som använder systemet vara involverade och kunna ge insatser om hur de för närvarande gör saker och hur det kan anpassas till det nya systemet.

Det första tillvägagångssättet är fasen. Infasning av ett ERP innebär att varje affärsrörelse förs in i systemet en och en och använder de bästa praxis som lärt sig i varje fas för att förbättra nästa fas. Fördelen är att du lär dig medan du gör icke kritiska misstag. Nackdelen är att din organisation har länge haft flöde med olika avdelningar som kör olika system och / eller parallella system …

Det andra tillvägagångssättet är att köra ERP och nuvarande system parallellt under en viss period innan en flip över datum då ERP kommer att bli det enda systemet. Detta ger alla en "all in" -upplevelse under vilken man kan felsöka och anpassa och sedan begå dem framåt. Den stora nackdelen är att det effektivt fördubblar arbetsbelastningen för hela verksamheten under en kort period och kan störa prestanda på kort sikt.

Välja mellan dessa tillvägagångssätt kommer ner till företagets behov att lösa lösningen. Om du behöver det snabbt och är villigt att ha kortvarig smärta, fungerar flip-över. Om du vill lätta ditt företag och dina anställda i det och är villiga att spendera tid och pengar, så kan fas in vara ett bättre tillvägagångssätt.

Bottom Line

Ett företags resursplaneringssystem är en skalbar lösning, vilket innebär att den växer med organisationen. Ett företag behöver vara en viss storlek med flera platser eller off site operations för att samordna bara för att motivera kostnaderna för en ERP-implementering. Småföretag och medelstora företag kommer inte att få tillgång till alla funktioner i ett ERP-system och - om det inte finns ett övertygande behov av en allt-i-ett-lösning fyller - det är troligt bättre att hitta en funktionsmjukvarulösning för varje företagsfunktion som kan exportera information till en central databas.

För de större företagen kan dock den stora affärsanalysen och rapporteringen i realtid vara värda mycket mer än kostnaden och smärtan för att övergå till ett ERP-system. Om utrullningen hanteras väl och inköp av anställda är hög kan ett ERP-system trycka på de data som behövs för total kvalitetskontroll och andra effektivitetsbaserade hanteringsstilar.Ett ERP-system kommer inte att omvandla dålig hantering till bra hantering, men realtidsanalyser kan hjälpa till att göra bra hantering ännu bättre.