Företagare som upprätthåller en kvalificerad plan för sina företag måste driva dem under utbetalningsregler. I den här artikeln ger vi en sammanfattning av dessa regler och de steg som företagare kan behöva ta för att införliva dem i en kvalificerad plan.

De flesta av kraven som förklaras här gäller för planadministratören, som för de flesta planer som drivs av småföretag är du - företagsägaren.

Bakgrund
Utbetalningsreglerna gäller distributionsförfarandet som inträffar när en anställd upphör att arbeta för din verksamhet. Om en enskild deltagare inte längre fungerar för dig och har en balanserad balans på $ 5 000 eller mindre i din kvalificerade plan, kan din plan innehålla en bestämmelse att fördela det beloppet till deltagaren utan den personens skriftliga samtycke. Detta hänvisas till en ofrivillig utbetalning.

Förändringsprocessen
År 2004 ändrades den amerikanska ekonomiska tillväxt- och skattelättnadsavstämningslagen från 2001 (EGTRRA) de ofrivilliga utbetalningsreglerna, vilket kräver att planhanterare antingen :

• Rulla över ofrivilliga utbetalningsbelopp mellan $ 1 000 och $ 5 000 till en traditionell IRA - kallad automatisk överföring. eller
• För att minska utbetalningslocket från $ 5 000 till $ 1 000

Den 28 september 2004 utfärdades de slutliga utbetalningsreglerna. Dessa förordningar förklarade hur de automatiska överlåtelserna ska hanteras och uppgav att regleringsdatumet för dessa regler är den 28 mars 2005. Dessutom utfärdade IRS meddelandet 2005-5, vilket ger administrativ och procedurvägledning som planhanterare kan använda för att genomföra dessa förändringar.

Alternativen
Som nämnts ovan finns det två alternativ som en företagsägare kan ha för automatisk överlåtelse av ofrivilliga utbetalningsbelopp. Dessa alternativ är enligt följande:

• Välj utbetalningsloftet på $ 5 000 och möjliggöra automatiska överlåtelser av ofrivilliga utbetalningsbelopp mellan $ 1 000 och $ 5 000. Enligt detta alternativ är ofrivilliga utbetalningsbalanser på $ 1 , 000 eller mindre kräver ingen automatisk överlåtelse.
• Minska utbetalningsloftet till $ 1 000, så att saldon på $ 1 000 eller mindre kan fördelas som ofrivilliga utbetalningar (inte hanteras som automatiska rollover). Saldon överstigande $ 1 000 måste förbli i planen tills deltagarna lämnar in begäran om återkallelse.

Dina alternativ kan bero på om du använder en annan parts plandokument, till exempel en prototypplan eller din egen individuellt utformade plan. Till exempel kan din prototypsponsor bara välja ett alternativ och kräva att du använder samma alternativ. Å andra sidan kan prototypsponsorn erkänna båda alternativen och låta dig välja. Om du använder din plan under en prototyp, kolla med sponsorn för att bestämma dina alternativ.

Alternativ nr 1: Den automatiska funktionen
Följande är några av de krav som gäller om du väljer det automatiska överföringsalternativet.

Skriftligt avtal
Under det automatiska överlåtningsalternativet måste planadministratören skriva ett skriftligt avtal med en IRA-leverantör. Om avtalet uppfyller de krav på säker hamn som definieras i den slutliga avdelningen för arbetet (DOL), kommer planadministratören inte att behöva övervaka IRA för att säkerställa att leverantören följer avtalet.

Objekt som måste adresseras i avtalet inkluderar hur inlösenbidraget ska placeras och de avgifter och utgifter som kommer att gälla för IRA. Avtalet måste till exempel ange att investeringarna måste vara av en natur som bevarar balansen i IRA och ger en rimlig (men inte nödvändigtvis garanterad) avkastning. Dessutom måste investeringarna tillhandahållas av ett statligt eller federalt reglerat finansiellt institut där tillgångar är försäkrade av något av följande: Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), Federal Credit Union Act (för kreditförbund), staten Garantiförening (för försäkringsbolag) eller lagen om investeringsbolag från 1940 (för mäklarfirmor).

Meddelande till berörda personer
Innan du rullar över beloppet till IRA, måste planadministratören skriftligen meddela berörda personer. Denna anmälan ges i sammanfattningsplanbeskrivningen (SPD) eller en sammanfattning av materialändring (SMM). SPD ges vanligtvis deltagare när planen är etablerad eller när de blir berättigade att delta i planen och SMM tillhandahålls vanligtvis när det finns betydande planförändringar som påverkar deltagare och mottagare. Båda dokumenten måste skrivas i icke-tekniska termer så att deltagarna lätt kan förstå det. Deltagare och stödmottagare måste också förses med dessa dokument inom 210 dagar efter utgången av det planår som ändringen gäller.

Etablering av IRA
Vid tidpunkten för den automatiska överlämningen måste planeringsadministratören underteckna avtalet om upprättande av IRA och meddela deltagaren upplysningsförklaringen och IRA-avtalet. Planadministratören kan emellertid inte göra några mottagare beteckningar för IRA, vilket innebär att mottagarens beteckning kommer att bestämmas av standardbestämmelsen i IRA-avtalet. Denna standardbestämmelse förblir på plats tills deltagaren gör ett valfritt val att välja sin mottagare för IRA

Alternativ nr 2: Den otillbörliga utbetalningsminskningen
Om planförvaltaren väljer att minska den ofrivilliga kontant- ut taket till $ 1 000, saldon på över $ 1 000 kan inte delas ut från planen utan skriftligt samtycke från deltagaren. Planansvarig är dock inte skyldig att upprätta IRA för berörda deltagare. Men som de deltagare vars tidigare arbetsgivare använder alternativ nr1, deltagare vars tidigare arbetsgivare har minskat utbetalningsloftet måste vara försedda med skriftlig anmälan om utdelningen.

Slutsats
Om du har möjlighet att välja något alternativ som diskuteras ovan, noggrant överväga hur ditt val påverkar administrationen av din plan. Om du till exempel väljer den ofrivilliga utbetalningsreduktionen, fråga dig själv om det kommer att vara dyrare att upprätthålla balansräkningen på $ 1, 001 till $ 5 000 i stället för att betala ut dessa belopp.

Oavsett hur du hanterar reglerna bör din planadministratör (dig) se över kraven i DOL: s slutbestämmelser och IRS Notice 2005-5 för att säkerställa att din plan fungerar i enlighet med dessa regler. Mot det ändamålet, om du inte är tydlig på reglerna, var noga med att få hjälp av en kompetent och kvalificerad planadministratör.