Textmeddelanden har blivit ett extremt populärt sätt att kommunicera. Enligt Pew Research får den genomsnittliga personen 41. 5 textmeddelanden om dagen jämfört med bara 12 telefonsamtal. Unga vuxna är mycket mer ivriga texter och skickar i genomsnitt 109. 5 meddelanden per dag, vilket tyder på att denna form av kommunikation bara blir mer utbredd.

Finansiella rådgivare kan inte ignorera textmeddelanden som en kritisk form av kommunikation med kunder, men överensstämmelse kan vara mycket mer utmanande eftersom textning är svårare att övervaka, övervaka och arkivera. Textmeddelanden kan trots allt ske via traditionellt SMS eller via telefonspecifika plattformar som Apples (AAPL AAPLApple Inc174. 68 + 1. 26% Skapat med Highstock 4. 2. 6 ) iMessage och Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Skapat med Highstock 4. 2. 6 ) Android Hangouts. Dessa meddelanden kan också skickas över olika enheter, t.ex. från en bärbar dator eller en stationär dator till en mobiltelefon.

Låt oss ta en titt på hur lagen läser och kontrollera några steg som finansiella rådgivare kan vidta för att se till att de överensstämmer. ) Tolkning av lagen

NASD Conduct Rule 3110 och 17 § ai Securities Exchange Act av 1934 kräver mäklare och finansiella rådgivare att upprätta och upprätthålla ett system för att övervaka verksamheten i sina intressebolag som är ansvarsfullt utformade för att uppnå överensstämmelse med gällande värdepapperslagar.

I synnerhet reglerar regel 3110 granskningen av inkommande och utgående elektronisk korrespondens och intern kommunikation avseende medlemmens investeringsbank eller värdepappersföretag. Avsnitt 17a agerar vidare att mäklarehandlare upprätthåller register i minst tre år, inklusive ursprungliga mottagna meddelanden och kopior av all kommunikation som skickas av medlemmar, mäklare eller återförsäljare i samband med hans eller hennes verksamhet.

Under 2014 lade SEC upp flera anslutna mäklarfirmor med att inte behålla och övervaka textmeddelanden som skickats eller mottogs av vissa associerade personer. Felen berodde på en felaktig konfiguration av BlackBerry Enterprise Server och företaget slutade betala en böter på $ 275 000. Dessa problem kunde ha undvikits genom att ha rätt system på plats för att säkerställa att textmeddelanden arkiverades säkert för framtida referens.

) Teknologilösningar Det enklaste sättet att säkerställa överensstämmelse med dessa lagar är att manuellt arkivera all elektronisk kommunikation genom att använda företagets godkända enheter. Vissa affärer smartphone beslutsfattare som BlackBerry ger företagets programvarulösningar för arkivkommunikation.Problemet är att dessa lösningar kräver att anställda använder en företags smartphone för att utföra arbete; många arbetare skulle hellre använda och använda sig av sin personliga telefon.

Det finns ett växande antal tekniska lösningar för att göra mobila överensstämmelser mycket enklare för företagen. Genom att arkivera meddelanden kan finansiella rådgivare se till att de överensstämmer med regel 3110 och proaktivt säkerställer att e-discovery är lättare om problem uppstår. Många av dessa lösningar stöder också BYOD-principerna och fungerar över flera plattformar, inklusive Apple, Google och Microsoft (MSFT

MSFTMicrosoft Corp84. 30 + 0. 19%

Skapat med Highstock 4, 2, 6, 999). MobileGuard och MobileIron är bara två av många företag som erbjuder sms-arkivering, mobil röstinspelning och säkra meddelandetjänster som levereras som molnbaserad eller lokal service. Även om dessa lösningar kan vara lite dyra och tidskrävande att implementera, är de betydligt mindre än de böter som skulle uppstå för bristande överensstämmelse, liksom eventuella extra kostnader som är förknippade med upptäckten under en rättegång som kräver textinformation. Bottom Line Textmeddelanden som ett sätt att kommunicera mellan klienter och finansiella proffs växer i popularitet, särskilt bland den yngre generationen, vilket gör överensstämmelsen ännu viktigare. Med många värdepappersbestämmelser som kräver översyn och arkivering av textmeddelanden, bör finansiella rådgivare ha de processer som finns för att säkerställa att de överensstämmer och följer bästa praxis. Den goda nyheten är att det finns mycket mjukvara där ute som kan bidra till att processen blir lättare för finansiella rådgivande företag. (För relaterad läsning, se:

SEC-revisioner: Vilka finansiella rådgivare ska se upp för.

)