Modern teknik har fört med sig en helt ny uppsättning säkerhetsrisker som finansiella rådgivare måste vara medvetna om för att skydda sina kunders privata information och finansiella data. Att bli hackad är varje företags värsta mardröm, och den verkliga skadan visar inte alltid sig direkt. Naturligtvis kan det potentiella ansvaret från ett brott också vara förödande för rådgivarens rykte. (Mer information finns i: Tips för att säkra kundadministratorens kunddata .)

Att minska riskerna

Starka lösenord: Detta är förmodligen den mest uppenbara åtgärden som bör vidtas när finansiella planerare installerar sin programvara. Samstämmiga fraser och namn bör undvikas. snarare, en slumpmässig uppsättning bokstäver, siffror och specialtecken bör strävas tillsammans på ett osammanhängande sätt för att minimera risken för att någon gissar det. Var säker och använd lösenord för alla bärbara och mobila enheter också. Och dela naturligtvis inte inloggningsinformation med någon som inte är explicit behörig. (För mer, se: Rådgivare: Undvik dessa vanliga misstag .)

Skärmmenyn: Endast öppna bilagor från källor som du är välbekanta till, till exempel nära vänner och medarbetare, familj och kunder. Även då bör du alltid skicka objektet till virus och annan skadlig kod innan du laddar ner den. Och alla utgående e-postmeddelanden - till vem som helst, av någon anledning - borde vara noggrant krypterad. Du bör också regelbundet rensa bort borttagna e-postmeddelanden och annan korrespondens som inte längre behövs, så hackare kan inte använda dem för åtkomst till data. (För relaterad läsning, se: 10 av de mest kostsamma datavirusen av all tid .)

Har en plan: Oavsett hur bra du tror att dina data är skyddade är ingen brandvägg oskadlig. Du och / eller ditt företag bör ha en strikt uppsättning säkerhetspolicy på plats tillsammans med en stegvis lista över förfaranden som ska följas vid ett brott. Alla på kontoret borde veta exakt vad man ska göra, och i vilken ordning, för att maximera skadorna. Också vara säker på att din ansvarsförsäkring ger dig adekvat täckning i detta område om du behöver göra en ansökan. (För mer, se: 3 sätt Cyber ​​Crime Impacts Business .)

Säkerhetskopiera dina data: Det enda värre än att ha någon annan hacka dina data förlorar det själv. En molnbaserad säkerhetskopieringstjänst kan ge dig lugn i händelse av att cybertyverna klarar av dina klientdata. (För relaterad läsning, se: Cloud-Computing: En industri i exponentiell tillväxt .)

Håll enheterna uppdaterade och rena: Med hjälp av de senaste programmen blir det svårare för hackare att bryta in i dina filer.Det finns flera gratis program tillgängliga som snabbt kan skanna alla dina datorer och andra enheter för virus, malware, trojaner och andra fel som kommer från externa källor. (För mer, se: Tips för att hålla din finansiella data säker online .)

Plats, plats, plats: Öppna aldrig klientfiler eller fasta data från en allmän plats. Någon i närheten kan kunna piggyback på din signal och få tillgång till allt du gör. Det är mycket säkrare att komma åt internet med hjälp av mobil hotspot på din telefon eller annan enhet istället. (För mer information, se: Bästa tipsen om digital ålder för finansiella rådgivare .)

Lär dina kunder om dessa tips: Att hålla dina data säkra är mycket enklare om dina kunder också känner till riskerna och vidta lämpliga åtgärder. Medan du inte har mycket kontroll över vad de gör, minskar alla dina kunder som följer dina instruktioner angående kryptering, lösenord och bilagor allas risk. ) Bottom Line

Den digitala tidsåldern har skapat en ny ras av tjuven som kan bryta sig in i dina klientfiler när som helst . Även om det är omöjligt att helt skydda dig mot eventuella angrepp, finns det flera steg du kan vidta för att minimera din risk och eventuella ansvar. Sunt förnuft, rimliga försiktighetsåtgärder, korrekt planering och kundutbildning kan alla drastiskt minska risken för att du eller ditt företag blir offer för cyberbrott. (För mer, se:

10 bästa verktyg för finansiella rådgivare .)