Enligt Sarbanes Oxley Act (SOX) måste företagen hålla alla dokument som innehåller information om företagets policy eller prestanda. Alla dokument som är relevanta för revisionsprocessen som innehåller information om ett företag som kan representeras med ord eller nummer betraktas som ett dokument som måste behållas för revisionsändamål. För att understryka denna punkt betonar avsnitt 802 i lagen att dokumenthanteringsreglerna gäller alla företagets e-post, e-postbilagor och dokument som sparas på datorer, servrar, extradrivna enheter, e-data, webbplatser, som såväl som exemplar av alla företagsrekord. Generellt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) kräver också att företagen behåller företagsrekord.
Under SOX finns fyra nyckelkomponenter som måste uppfyllas för att se till att digitalt lagrade dokument uppfyller dokumentkrav. Dessa komponenter är:
- Digitalt lagrade dokument måste vara lösenordsskyddade, skrivskyddade och kan inte raderas.
- De digitala dokument som lagras måste krypteras och digitalt signerad
- De digitalt lagrade dokumenten måste ha möjlighet att granskas av en tredje part och ha sökfunktion.
- Det amerikanska institutet för certifierade revisorer, en organisation som är integrerad för att ställa in GAAP, har också vissa förslag om lämpliga kontroller för digitalt lagrade dokument. Kopior av e-postmeddelanden och andra digitala kopior som används under verksamheten bör behållas både digitalt och i papperskopia. När dokument lagras digitalt krävs det att det sker en korrekt intern kontroll. Några erforderliga interna kontroller är att IT-personal som ansvarar för lagring av digitala dokument måste vara oberoende, och en kopia av säkerhetsloggar måste lagras.
En intern titt på interna revisorer . Denna fråga besvarades av Chizoba Morah.
GAAP vs. Non-GAAP: Vad ska du tänka på för utvärdering?
Ta reda på varför GAAP och non-GAAP intäkter avviker 2015. Bestäm vilken som förtjänar investerarnas fokus, baserat på investerarnas utsikter och uteslutningsdetaljer.
Vilka tekniker är mest användbara för att säkra exponering för sektorn för finansiella tjänster?
Lära sig hur smarta investerare säkrar exponering för sektorn för finansiella tjänster genom att även investera i verktyg, blue chips och värdepapper med höga utdelningar.
Vilka viktiga ekonomiska indikatorer för ekonomin spårar ekonomer för att avgöra om förutsättningarna för stagflation är närvarande?
Upptäck de viktigaste ekonomiska indikatorerna från ekonomiska analyser för att bestämma när villkoren för stagflation existerar.