Många oerfarna registrerade representanter bryter oavsiktligt reglerna för korrespondens för att öka värdet till kundkommunikation genom att sälja en rad olika produkter och tjänster. Detta medför en solid förståelse av korrespondens och försäljnings litteratur som är kritisk för en registrerad huvudman. I den här artikeln ger vi några tips om hur man skiljer mellan de två och lägger fram några exempel på vilken korrekt korrespondens som ska se ut.

Kommunikation med allmänheten Nationalförbundet av värdepappersföretagen (NASD) fastställde reglerna 2210 och 2211 för att ge en tydlig åtskillnad mellan korrespondens och försäljnings litteratur. För att se dessa regler, kolla in NASD: s webbplats för reglerna 2210 och 2211.) I allmänhet förklarar reglerna vilka typer av uppgifter som kan ingå i klientkorrespondens kontra försäljarlitteratur, inklusive begränsningar för distributionen av sådan information. Vid behov föreskriver dessa regler registrerade huvudmän en metod för att bedöma huruvida innehållet i avsedd korrespondens passerar linjen till försäljnings litteratur.

Vad är korrespondens?
NASD-definitionen av korrespondens består av varje skriftligt brev eller e-postmeddelande som delas ut av en medlem till en eller flera av sina befintliga privatkunder och färre än 25 potentiella privatkunder inom en 30-kalenderdag.

En vanlig myt om korrespondens är att eftersom det riktar sig till nuvarande kunder kan innehållet vara mer försäljningsinriktat. Registrerade huvudmän måste dock komma ihåg att korrespondens fortfarande är föremål för övervakningskraven i NASD Rule 3010 (d) och att korrespondens kräver en registrerad revisors granskning när distributionen överstiger 25/30 begränsningar (25 kunder inom alla 30-kalender- dagperiod) och / eller när innehållet gör någon finansiell eller investeringsrekommendation eller på annat sätt främjar en produkt eller tjänst av medlemmen.

Vad är försäljnings litteratur?
Definitionen av säljlitteratur är bred, vilket kan förklara varför vissa registrerade representanter felaktigt innehåller några delar av säljlitteratur i klientkorrespondens. NASD definierar säljlitteratur som: "Varje skriftlig eller elektronisk kommunikation (annan än ett självständigt förberett omtryck, institutionellt försäljningsmaterial och korrespondens), som allmänt distribueras eller görs generellt tillgänglig för kunder eller allmänheten, inklusive cirkulär, forskningsrapporter, marknadsföringsbokstäver, resultatrapporter eller sammanfattningar, formulärbrev, telemarketingskript, seminartexter, reprints (som inte är självständigt beredda utskrift) eller utdrag av någon annan, säljlitteratur eller publicerad artikel och pressmeddelanden om medlemmens produkter eller tjänster "(< NASD-regel 2210 ). När korrespondens blir försäljnings litteratur

Finansieringsbranschen är berömd för att maximera alla möjligheter att marknadsföra sina produkter och tjänster till kunder. Korsförsäljning innebär vanligtvis att missdriva oerfarna registrerade representanter för att diskutera andra "möjligheter" med sina kunder vid alla kontaktpunkter, vilket (tyvärr) innehåller korrespondens.
Om du vill få en bättre uppfattning om hur felriktningen uppstår, ta en titt på följande stycken mock korrespondens:

ABC Investments

123 Anywhere Street Anytown, USA 71264 Ellen Smith 256 Clearwater Street Fairfax, Virginia23599 Kära fru Smith: Syftet med detta brev är att bekräfta din utbyte från ABC Blue Chip Fund till ABC Large Cap Growth Fund. Enligt IRS utgör denna utbyte försäljning av värdepapper. Vi uppmanar dig att prata med din skatt och juridisk rådgivare om hur denna utbyte kan påverka din situation. Den senaste versionen av prospektet för ABC Large Cap Growth Fund är också bifogad för din recension. Om du har några frågor angående denna transaktion eller några andra frågor relaterade till ABC Investments, vänligen kontakta vår kundservicelinje på 877-555-2300, måndag till fredag, mellan 8: 00-17: 00 CST. Tack, fru Smith, för att du är en del av familjen ABC Investments. Med vänliga hälsningar, Bob Wilson VD, ABC Investments ABC Investments Medlem SIPC Figur 1: Denna kommunikation illustrerar rätt sätt att skapa korrespondens.

ABC Investments

123 Överallt Street Anytown, USA 71264 Ellen Smith 256 Clearwater Street Fairfax, Virginia23599 Kära fru Smith: Syftet med detta brev är att bekräfta din utbyte från ABC Blue Chip Fund till ABC Large Cap Growth Fund. Enligt IRS utgör denna utbyte försäljning av värdepapper. ABC Investments vill dock göra dig medveten om att vi har flera skattefordonade produkter som kan minska skatteeffekten vid fondutbyten inom ABC Investments Family of Funds. Vi uppmanar dig att prata med din skatt och juridisk rådgivare om hur denna utbyte kan påverka din situation. Den senaste versionen av prospektet för ABC Large Cap Growth Fund är också bifogad för din recension. Om du har några frågor angående denna transaktion eller andra frågor relaterade till ABC Investments - inklusive vilka skattefordelade produkter som kan vara lämpliga för att uppfylla dina investeringsmål och mål - kontakta vår kundservice linje vid 877- 555-2300, måndag till fredag, mellan timmarna 8: 00-5: 00 pm CST. Tack, fru Smith, för att du är en del av familjen ABC Investments. Med vänliga hälsningar, Bob Wilson VD, ABC Investments ABC Investments Member SIPC Figur 2: Denna kommunikation illustrerar de vanligaste sätten registrerade representanter bryter mot korrespondensreglerna och korsar linjen till försäljningen litteratur.De kursiverade delarna betonar gränserna som korsas.

Registrerade chefs roll

Som registrerad rektor måste du förstå tankegången och träningsbehoven hos de registrerade företrädarna du övervakar. I många fall är den kritiska detektionspunkten - den punkt där en registrerad huvudansvarig måste avgöra om en viss kommunikation passerar linjen från korrespondens till säljlitteratur - bedömer författarens avsikt och kommunikationens syfte. Fråga dig också om kommunikationen initierades av kunden eller berodde på en ny undersökning eller transaktion.
Om exempelvis en kund gör en handel eller utbyte, är det vanligtvis som ett resultat av en utlösningshändelse, till exempel att rulla över pensionsplaner, ökade investeringsbelopp eller diversifierande anslag. Eftersom det är allmänt känt bland registrerade representanter som utlöser händelser ger ett mycket distinkt fönstret möjlighet till kampanjer, är det mer sannolikt att kommunikation som härrör från en klienttransaktion skulle ses som ett proverbialt fönstret istället för en standard transaktion som motiverade en blankett brev svar.

Slutsats

Ska registrerade representanter vara skyldiga att stänga detta fönster? Nej. Den finansiella tjänstesektorns tillväxt beror på registrerade företrädares förmåga att öka värdet av deras service och rådgivning till kunder, främst genom bevisad ömsesidig övning. Så, i stället för att stänga möjlighetsfönstret, bör kanske registrerade chefer belastas med:
Övertygande registrerade representanter att "värde" av korrespondens

1. är tjänsten, inte tvärsäljningen Att Den mest övertygande plattformen för att främja företaget är genom försäljningslitteratur, inte korrespondens.
2. För ytterligare information om korrespondens och säljlitteratur, läs följande

NASD Meddelanden till medlemmar: 06-48 SEK godkänner ändringar av NASD-reglerna 2210 och 2211 för att kräva offentliggörande av avgifter och utgifter för ömsesidig fondförvaltning Försäljningsmaterial; Effektiva datum: 1 april 2007

• 04-36 SEK godkänner NASD-föreslagna regel 9550-serien om fördjupade förfaranden
• 00-22 SEC godkänner det nya frivilliga envärdiga pilotprogrammet för en tvåårsperiod
• 00-15 SEK Godkänner regeländring i samband med registreringskrav för oberoende beredda forskningsrapporter
• 99-16 SEC godkänner ändringar i regler om medlemskap och registrering Undersökning och sanktioner Och uppförandekodex och kod
• 98-83 SEK Godkänner regeländring i förhållande till standarder för individuell korrespondens
• För mer karriärrelaterade artiklar, se Finansiell karriärarkiv.