Det gamla ordspråket "hoppet på det bästa och förbereda sig för det värsta" gäller för många saker - inte minst som utsikterna att bli granskade av Securities and Exchange Commission. ) Medan ingen finansiell rådgivare vill granska, anser överensstämmande experter den idealiska tiden att förbereda sig för denna beredskap är

före Ett revisionsbrev mottas. Faktum är att rådgivare bör förberedas hela tiden för en revision - även om de, som sina kamrater, hoppas att de aldrig kommer att utsättas för en.

Förbereda, förbereda, förbereda

Det bästa sättet att se till att du är redo för en revision är att göra förberedelserna en del av din vanliga rutin att driva din verksamhet. Om du vet var allt är och är organiserat kommer det inte att finnas någon sista minuten panik eller kryptering om du får det samtalet från SEC. (För mer, se:

Överleva en SEC-granskning: Tips för rådgivare .) Här är några slutgiltiga steg som rådgivare kan ta för att göra sig redo:

Ordna alla poster

• . SEC-revisorer kräver stora mängder av poster, vilket måste snabbt produceras i det ögonblick som en revision börjar. Att ha ett företag att köra är ingen ursäkt för bristande efterlevnad på ett grundligt och i tid. Och förvänta dig det oväntade. Även med en början kommer specifika förfrågningar att kompliceras. Så börja sätta in skivor ihop idag och scramble mindre imorgon. (För mer, se: Starta ett litet företag: Spela in .) Stanna nuvarande
• . Upprätta en månadsrutin med uppfriskande data för att återspegla den mest aktuella leverantören och klientlistorna. Det är också viktigt att behålla nuvarande ADV- och AUA-blanketter. Den tidigare gäller investeringsrådgivare som hanterar mer än 25 miljoner dollar och beskriver grundläggande information som förvaltad kapital (AUM), investeringsstil och nyckelpersonal. Form AUA (tillgångar under administration) representerar den totala storleken på en institutions förvaringsportfölj. Denna mätning skiljer sig från AUMa, som avser ett företags aktiva förvaltade tillgångar. Båda formerna ADV och AUA kan erhållas från lokala SEC-grenar eller regulatorns webbplats, www. sek. LEDARE (För mer, se: Övervakning av värdepappersmarknaden: En översikt över SEC .) Skapa ett revisionsprotokoll
• . En plan som beskriver hur anställda ska agera och vad de borde förvänta sig, går långt för att hjälpa dem att bli bekanta och bekanta med revisionsprocessen innan det händer. Sådan demystifiering minskar spänningen, minimerar misstag och bygger förtroende. (För mer, se: Få ett jobb i överensstämmelse .) Kör en mock-revision.
• Såsom ett revisionsprotokoll kan mentalt förbereda anställda för huvudhändelsen, kommer mocka revisionssessioner som leds av en tredje part att hjälpa medarbetare att övervinna prestationsangst och utarbeta svagheter i deras uppmärksamhet - utan att stressen har faktiska reglerare i rummet.Mock audits visar också ett engagemang för att få det rätt - ett faktum som imponerar till regulatorer, så att de vet att du tar dem på allvar. (För mer, se: När finansregulatorer släpper ner dig .) Förbered dig för verkställighetsåtgärder
• . De flesta revisioner avslöjar inte allvarliga överträdelser, men det har skett en uppgång i informella rekommendationer som följer av revisioner. Att planera för ett sådant resultat (och de därmed sammanhängande böterna) borde vara vana att minska advokatkostnader genom att sänka faktureringstiden och använda inbyggda verktyg som Bates-stämpling och produktionskartor vid förberedelse av dokument för advokatrevision. (För mer, se: Topp 5 programprogram som används av finansiella rådgivare .) Ställ frågor
• . Slutligen bör rådgivare inte vara rädda för att visa sig beväpnade med frågor för att fråga tillsynsmyndigheter. Detta kommer att effektivisera revisionsprocessen för alla inblandade. Att veta om ditt företag har blivit riktat slumpmässigt, om granskningen är resultatet av en specifik orsak eller om det bara är en del av en branschbredd, hjälper det dig att sätta samman den rätta informationskatalogen som är mest lämplig för den specifika karaktären hos förfrågan. (För mer, se: Förstå SEC .)

Bottom Line

Revisioner är naturligtvis oönskade och obehagliga realiteter att vara finansiell rådgivare. Genom att få dina ordspråkiga ankor i rad - innan de träffas med en formell utredning - kan du underlätta och förenkla processen, sänka kostnaderna och minimera nedfallet. (För mer, se:

En dag i livet för en finansiell rådgivare .)