Om du arbetar som frilansare eller oberoende entreprenör, borde de flesta av dina kunder be dig komplettera IRS-formulär W-9 och en begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering. Denna blankett hjälper företag att få viktig information från sina leverantörer för att förbereda informationsavkastning för IRS. Företagen måste lämna in information om avkastning med formulär 1099-MISC när de betalar en frilansare eller oberoende entreprenör totalt $ 600 eller mer under året (se syftet med 1099 formulär).

Dina kunder kommer att använda informationen på din W-9 för att ange ditt namn, företagsnamn, adress och skattebetalarens identifikationsnummer (TIN) på 1099-MISC som de skickar om dig. De skickar en kopia av 1099-MISC till IRS och en annan kopia till dig i slutet av januari, efter slutet av skatteåret.

Andra omständigheter som du kanske kan bli ombedd att fylla i en W-9 inkluderar:

• Vissa fastighetsaffärer
• Betald hypotekslån
• Förvärv eller övergivande av säker egendom
• Annullering av skuld > Bidrag till ett individuellt pensionsavtal (IRA)

För mer om dess användningsområden - och när du borde ifrågasätta att signera en - läs Formålet med W-9-formuläret.

Steg-för-steg-vägbeskrivning

Form W-9 är en av de enklaste IRS-blanketterna att slutföra, men om skatteformulär gör dig nervös, oroa dig inte. Vi går igenom det rätta sättet att slutföra det.

Steg 1:

Skriv ditt namn så som det visas på din avkastning. Lätt, eller hur?

Steg 2:

Ange ditt företagsnamn eller "bortkallad enhet" -namn, om det skiljer sig från ovan. Du kan till exempel vara en enda innehavare, men för marknadsföringsändamål använder du inte ditt personliga namn som ditt företagsnamn. istället är du "gör affärer som" något annat namn. Du skulle ange det här namnet här. När det gäller den obegripna entitetsdelen, är du förmodligen inte en, om du inte vet vad det är. Den vanligaste typen av bortkallad enhet är ett aktiebolag med begränsat ansvar, och ensamföretagen och S-företag klassificeras aldrig som borttagna enheter. Steg 3:

Vilken typ av affärsenhet är du för federal skattklassificering: ensamföretag, partnerskap, företag, bolag, förtroende / egendom, aktiebolag eller "andra"? Markera lämplig ruta. Om du inte är säker, är du förmodligen en enda innehavare, för du skulle behöva lägga in mycket pappersarbete för att bli en av de andra enheterna. Steg 4:

Undantag. Chansen är att du ska lämna dessa rutor tomma. Här är några undantag: 1. Betalningsmottagare som är undantagna från säkerhetskopiering, t.ex. företag (i de flesta fall), kan behöva ange en kod i rutan "Undantagad betalningsmottagare". Form W-9 instruktioner anger de befriade betalarna och deras koder och för vilka typer av betalningar dessa koder ska användas.Företag som fyller ut en W-9 för mottagande av räntor eller utdelningar, till exempel, skulle ange kod "5. ”

2. Betalningsmottagare som är befriade från rapportering enligt FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) kan behöva ange en kod i rutan "Undantag från FATCA-rapporteringskoden". Ingen av dessa lådor gäller för den typiska oberoende entreprenören eller frilansaren.

Steg 5:

Ange din gatuadress, stad, stat och postnummer. Vad händer om din hemadress skiljer sig från din företagsadress? Vilken adress ska du ange på formulär W-9? Använd den adress du ska använda på din avkastning. Om du till exempel är en enda innehavare som hyr ut kontorslokaler, men du lämnar in din skattedeklaration med din hemadress, ange din hemadress på formulär W-9 så IRS kommer inte att ha problem med att matcha dina 1099-tal med din 1040-blankett . Steg 6:

I det här valfria steget kan du ange sökandens namn och adress. Du kanske vill fylla i den här rutan för att registrera vem du har angett ditt skatteidentifikationsnummer till. Steg 7:

IRSna kallar det här avsnittet Del I, vilket måste göra dig att undra vad alla de steg du just avslutat var. Här måste du ange ditt företags skattidentifikationsnummer, som antingen är ditt personnummer (SSN) om du är enmansföretag eller ditt arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) om du är en annan typ av verksamhet. Nu har vissa ensamföretag också EIN, men IRS föredrar att ensamägare använder sina SSN på formulär W-9. Återigen gör det lättare att matcha alla 1099-tal som du får med din avkastning, som du kommer att arkivera under din SSN. Vad händer om ditt företag är nytt och inte har en EIN? Du kan fortfarande fylla i formulär W-9. IRS säger att du ska ansöka om ditt nummer och skriva "ansökt" i utrymmet för TIN. Du vill få det här numret så fort som möjligt, för tills du gör det kommer du att bli föremål för säkerhetskopiering. För att ansöka om en EIN online, besök IRS webbplatsen här. Se instruktionerna för steg 8, del II nedan för mer om säkerhetskopiering.

Steg 8:

I del II måste du svär att du inte är en lögnare som ligger innan du kan skriva under W-9. Att avsiktligt ligga på en skatteform kan innebära att du måste betala böter eller gå i fängelse; IRS röra inte runt. Innan du undertecknar formulär W-9, här är de uttalanden du måste certifiera är sanna, påföljd av skadelidande: 1. Numret som visas på detta formulär är mitt korrekta skattebetalarens identifikationsnummer (eller jag väntar på ett nummer som ska utfärdas till mig).

Om du funderade på att använda ett "lånat", stulet eller konfigurerat skatt ID-nummer, kanske du tänker två gånger innan du ligger under ed.

2. Jag är inte föremål för säkerhetskopiering av källskyddet eftersom: (a) jag är befriad från reservdelsbestämmelse, eller (b) jag har inte anmälts av Internal Revenue Service (IRS) att jag är föremål för säkerhetskopiering av källan till följd av ett misslyckande rapportera alla räntor eller utdelningar, eller (c) IRS har meddelat mig att jag inte längre är föremål för säkerhetskopiering av innehav.

De flesta skattebetalare är befriade från reservfel. Om du inte har någon aning om vad IRS talar om här är du förmodligen befriad. Om du inte är befriad kommer IRS att ha anmält dig och det företag som betalar du behöver veta, eftersom det är nödvändigt att hålla in inkomstskatt från din lön på 28% och skicka den till IRS. (Förresten, nu vet du en annan bra anledning att inte fuska på din skattedeklaration: Du kanske måste berätta för en framtida kund om det, och det kan få företaget att tänka dig två gånger.) Artikel (c) säger i grund och botten att om du var en gång utsatt för säkerhetskopiering, men inte längre behöver ingen veta. Det är i grunden detsamma som punkt (a). Klicka här för att läsa detaljer från IRS om säkerhetskopiering.

3. Jag är en US-medborgare eller annan USA-person.

Om du är bosatt utomlands, är du klar. IRS anser också att följande är en "U. S. person ": ett partnerskap, bolag, bolag eller förening som är skapad eller organiserad i USA eller enligt lagarna i USA. en inhemsk egendom och en inhemsk förtroende. Om ditt företag är ett partnerskap med utländsk partner gäller särskilda regler. läs om dem i anvisningarna för att bilda W-9. Om du inte är en medborgare i USA kan du behöva fylla i formulär W-8 eller formulär 8233 istället.

4. FATCA-koden (erna) som anges i denna blankett (om någon) anger att jag är undantagen från FATCA-rapporteringen är korrekt.

Du behöver nog inte oroa dig för den här, som har att göra med lagen om utrikesdeklaration för utländsk konto.

Några fler saker innan du loggar

Blanketten berättar att du överstiger punkt 2 ovan om du har blivit meddelad av IRS att du för närvarande är föremål för säkerhetskopiering av innehav eftersom du inte har anmält alla räntor och utdelningar på din avkastning.

Du kan komma över punkt 2 om du fyller ut en W-9 i samband med en fastighetsaffär. Punkt 2 gäller inte i det här fallet, så det spelar ingen roll om du är föremål för säkerhetskopiering.

Om du läser böterna i W-9-instruktionerna noggrant, tycks det ange att de flesta inte är skyldiga att underteckna detta formulär alls. Du är vanligtvis bara skyldig att logga in om IRS har meddelat dig att du tidigare angett en felaktig TIN. Teknik åt sidan, men personen som bad dig att fylla i W-9 kommer troligen att betrakta den ofullständig eller ogiltig om du inte har skrivit den och lycka till att försöka övertyga dem annars.

Återgå formuläret

Återgå din färdiga W-9 till verksamheten som bad dig fylla i det. Helst ska du lämna den personligen för att begränsa din exponering mot identitetsstöld, men den här metoden är ofta inte praktisk. Mail anses vara relativt säker. Om du måste maila formuläret ska du kryptera både dokumentet och ditt e-postmeddelande och trippel kontrollera att du har mottagarens korrekta e-postadress innan du skickar ditt meddelande.

Bottom Line

Om du tillhandahåller korrekt information om din W-9, kommer du att försäkra dig om att betalningar du får eller andra transaktioner som kräver detta formulär rapporteras korrekt till IRS.Om du är osäker på vissa saker, t.ex. korrekt klassificering av ditt företag, kolla med din revisor eller annan finansiell rådgivare.