Kanske du äger ett litet företag, du säljer någonting personligen och vill tillhandahålla formaliserade köpvillkor eller din chef bad dig att undersöka och skapa en lämplig faktura för ditt företag eller organisation.

Den goda nyheten är att det finns många sätt att utforma en faktura eller ladda ner en färdig mall som kräver liten eller ingen ändring.

Vad ska jag inkludera?

Ofta är en faktura mer än en betalningsansökan som i slutändan kan märkas betalad - det är ett dokument som innehåller betalningsvillkor och andra formaliserade avtal. Låter som ett kontrakt? Det är, och det är därför du måste inkludera rätt information.

1. Köparinformation. Någon har förmodligen gett dig en faktura som inte har något annat än ditt namn i köparen. För små inköp, det är bra men för större transaktioner, det räcker inte. Som säljare ska du inkludera all relevant identifieringsinformation, inklusive köparens eller kundens namn, adress, telefonnummer, e-post, skatt-ID, kontonummer och andra interna identifierare som behövs.

Det här är inte bara en korrekt identifiering av personen för juridiska ändamål, men om verksamheten har ett stort antal kunder, gör bokföring snabbare och mer exakt.

2. Beskrivning av produkten eller tjänsten . Var så specifik som behövs så att det inte blir någon förvirring senare.

3. Mängden. Inte bara det totala beloppet, men en detaljerad lista över alla avgifter, inklusive kvantitet och enhetskostnad om du säljer mer än en enhet av varan. Produktivisering sänks ned på telefonsamtal och e-post relaterade till fakturan.

4. Två datum: När fakturan skapades och förfallodagen. Skapningsdatumet hjälper din bokföringsavdelning att tilldela transaktionen till den rätta månaden. Förfallodagen tillåter dig att tillämpa en senbetalningsavgift om en skrivs in i kontraktet.

5. Betalningsinformation. Hur ska personen betala dig? Vad är din föredragna metod? Om de betalar med kreditkort eller annan metod förutom en check, kan de gå till din webbplats? Ge köparen alternativ, men gör betalningen enkel, snabb och problemfri.

6. Branschspecifik information. Om du är i servicebranschen, exempelvis en konsult, kan du inkludera antalet arbetade timmar på ett projekt. Inkludera all information som andra i din bransch normalt skulle inkludera.

7. Ditt företagsnamn, kontaktuppgifter och logotyp. Bara för att det är en faktura betyder inte att du inte kan annonsera. Du vet inte hur många som behandlar fakturan kan vara intresserade av vad du gör. Ta med din företagslogotyp ovanför din kontaktinformation. Vissa företag innehåller en notering längst ner på en faktura som nämner kommande försäljning eller händelser.

8. Ett fakturanummer. Detta låter dig och köparen spåra den här fakturan.

Markera viktiga punkter

Veterandesigners vet hur man drar läsarens öga mot den viktiga informationen. På en faktura är de tre viktigaste delarna ditt företagsnamn och kontaktuppgifter, förfallodagen och beloppet. Övriga upplysningar är viktiga, men om du visar en kundfordran som hanterar många fakturor varje dag kan den viktigaste informationen få din faktura betalt snabbare. Om de måste skicka den till någon annan för förtydligande, kommer du att vänta längre för betalning.

Hitta mallar

En snabb Google-sökning kommer att avslöja många alternativ. Program som Microsoft Office har en anpassningsbar mall som är inbyggd i programvaran, och du kan hitta webbplatser med mallar som är redo att ladda ner och öppna i Office.

Cashboard - Cashboard erbjuder en nedladdningsbar mall som du kan öppna i Microsoft Word. Mallarna är enkla men anpassningsbara.

Invoiceberry - Mallar för Office, Open Office och Excel

Microsoft - Om du inte gillar mallen som följer med Microsoft Office, gå till Microsofts mallgalleri för fler alternativ.

Förutom Microsoft Office har Google Dokument mallar att välja mellan i sitt mallgalleri och Apple har alternativ för sina produktivitetsprogram.

På vissa webbplatser kan du skapa, skriva ut, spara och skicka fakturor direkt från deras webbplats. Inget behov av något annat program än en webbläsare.

Paydirt -Paydirt är en online faktureringsplattform. Trots en betald tjänst tillåter företaget att skapa en enkel faktura utan kostnad.

Fakturerade - Fakturerade låter dig skapa och lagra fakturor utan att skapa ett konto. Genom att använda din webbläsares lokala cache kan du redigera tidigare fakturor.

Andra faktureringsalternativ

PayPal har en robust faktureringsmotor inbyggd i sin plattform, och redovisningsprogram som QuickBooks möjliggör fakturering inom sin plattform. Om du rensar webbläsarens historia kommer alla fakturor att gå vilse. . Med hjälp av bokföringsprogram kan fakturan kopplas till kundens konto.

Bottom Line

Kom ihåg de dagar då företag hade kvitto böcker? De dagarna är borta. Idag är fakturering mycket enklare med hjälp av mallar, appar och redovisningsprogram som inte bara fakturerar utan också organiserar och genererar rapporter som gör att du kan följa upp obetalda fakturor.

Vissa förkonstruerade fakturamallar får inte innehålla alla föremål som anges ovan; var noga med att du väljer en som har vad du behöver för ditt företag eller din tjänst. Mer information finns i Starta ett litet företag: Spela in .